지출결의서·경비 증빙 대장 엑셀 양식 (무료)

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왜 지출과 증빙을 한 줄에 맞대어 두나요?

사업과 관련해 사업자에게서 물건이나 서비스를 사면 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 가운데 하나를 받아야 하고, 건당 거래금액(부가세 포함)이 3만 원을 넘는데 받지 않으면 그 금액의 2%가 가산세입니다(법인세법 제116조②·제75조의5①, 시행령 제158조②, 소득세법 제81조의6). 간이영수증은 이 네 가지에 들어가지 않습니다.

1년 동안 결의서·영수증 묶음·카드 사용내역이 따로 쌓이면 연말에야 증빙 빈칸이 보입니다. 지출 한 건과 받은 증빙을 한 줄에 적어 두면 매달 '확인 필요'만 걸러 보완을 요청할 수 있습니다. 대조표 만드는 법은 연말 증빙 대조 가이드에, 현장 간이영수증을 모으는 법은 현장 영수증 정리 가이드에 있습니다.

시트 구성

자동으로 붙는 표시

엑셀 양식 쓰는 법

1. 결의서 작성·결재'지출결의서' 시트에 지출 내역을 적고 인쇄해 결재받습니다. 확인(자동) 칸에 '확인 필요'나 '증빙 빈칸'이 뜨면 결재 전에 증빙을 다시 받을 수 있는지 봅니다.
2. 대장에 한 줄씩결재한 지출을 '경비 증빙 대장'에 옮겨 적고 받은 증빙을 고릅니다. 결의서 번호를 적어 두면 결의서와 증빙을 이어서 찾습니다.
3. 사적 사용·보완 요청 기록법인카드를 사적으로 쓴 건은 '사적 사용'에 '예'를 고르고 돌려받은 날을 적습니다. 거래처에 세금계산서 등을 다시 요청했으면 보완 요청일을 적습니다.
4. 매달 집계 확인'월·계정별 집계'에서 계정과목별 금액과 월별 증빙 현황을 봅니다. '확인 필요'와 '증빙 빈칸'은 빨간색으로 표시됩니다.

정리할 때 주의할 점

• 판단은 세무사와 합니다. 양식은 고른 증빙 종류와 금액으로 표시만 할 뿐, 적격증빙 여부·가산세 대상·손금 처리는 판단하지 않습니다. 기업업무추진비·경조금처럼 기준이 다른 지출도 세무사와 확인하세요.
• 원본은 그대로 보관합니다. 장부와 증빙서류는 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존합니다(국세기본법 제85조의3②). 스캔본이 원본을 대신하려면 별도 요건이 있습니다.
• 카드 사용내역과 영수증을 두 번 세지 않습니다. 같은 지출이 카드 내역과 영수증 묶음에 함께 잡히지 않게 지출일·금액·거래처로 맞대어 한 줄로 적습니다.

종이 결의서와 영수증을 시트로 옮기고 있다면

AiutoForm은 결의서·영수증 사진과 스캔 PDF, 엑셀 결의서를 읽어 처음 한 번 승인한 지출 증빙 시트에 한 줄씩 쌓고, 확신이 낮은 값은 '검토필요'로 표시합니다. 사진·스캔 인식은 유료 AI 기능이고, 메일 연결은 Gmail·Google Workspace입니다. 신고·세액 계산·적격 여부 판단은 하지 않습니다.

추가 시트가 만들어지는 흐름은 데모의 체험용 샘플(엑셀)로 가입 없이 볼 수 있습니다.

자주 묻는 질문