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발주서는 사는 쪽이 공급처에 품목·수량·단가와 납기·납품장소·결제조건을 정해 주문하는 문서입니다. 이 양식은 품목 15줄에 금액이 자동으로 계산되고 합계가 한글로도 표시되며 A4 한 장에 인쇄됩니다. 발주 관리 대장 시트는 납기일이 지났는데 입고되지 않은 발주를 빨간색으로 표시하고 그 건수를 세어 줍니다.
발주서란?
발주서는 물품이나 서비스를 사는 회사가 공급처에 주문 내용을 공식적으로 알리는 문서입니다. 견적을 받아 비교한 뒤 발주서를 보내면, 공급처는 그 내용대로 생산·출고를 준비하고 납품할 때 거래명세서를 함께 보냅니다.
정해진 법정 서식은 없지만, 아래 항목을 분명히 적어야 납기와 금액을 두고 다시 묻거나 다투는 일이 줄어듭니다.
발주서에 들어가는 항목
| 구분 | 항목 | 설명 |
|---|---|---|
| 수신 | 상호 · 담당자 · 연락처 | 주문을 받는 공급처 |
| 발주처 | 등록번호 · 상호 · 대표자 · 주소 · 업태 · 종목 · 연락처 | 주문하는 우리 회사 |
| 발주 정보 | 발주일자 · 발주번호 | 받은 견적번호를 비고에 적어 두면 나중에 맞춰 보기 쉬움 |
| 품목 | 품명 · 규격 · 수량 · 단위 · 단가 | 한 줄에 한 품목 |
| 금액 | 공급가액 · 세액 · 합계(숫자와 한글) | 공급가액 = 수량 × 단가, 세액 = 공급가액 × 세율 |
| 조건 | 납기일 · 납품장소 · 결제조건 · 검수 조건 | 언제 어디로 받고 어떻게 확인할지 |
| 특기사항 | 포장 · 운송 · 시험성적서 첨부 등 | 품목 표에 담기 어려운 요구사항 |
엑셀 양식 쓰는 법
- 수신·발주처 정보 입력'발주서' 시트 위쪽에 발주일자·발주번호, 공급처와 우리 회사 정보를 적습니다. 발주처 정보를 한 번 적어 둔 파일을 복사해 쓰면 편합니다.
- 품목 입력품명·규격·수량·단위·단가를 적으면 공급가액(수량×단가)과 세액(공급가액×세율, 원 단위 버림), 합계금액이 자동으로 계산되고 합계는 '금 ○○원정'처럼 한글로도 표시됩니다.
- 조건 채우기납기일·납품장소·결제조건·검수 조건을 적습니다. 칸에 있는 회색 예시 글은 지우고 씁니다.
- PDF로 저장해 보내기A4 한 장에 맞춰 인쇄 범위가 정해져 있습니다. PDF로 저장해 공급처에 메일로 보냅니다.
- 발주 관리 대장에 기록'발주 관리 대장' 시트에 발주일·공급처·금액·납기일을 한 줄씩 남기고 진행상태(발주·납기확인·부분입고·입고완료·취소)를 고릅니다. 입고되면 입고일을 적고 '입고완료'로 바꿉니다.
발주서를 보낼 때 확인할 것
- 견적과 같은지: 단가·수량·조건이 받은 견적과 같은지 보고, 견적번호를 비고에 적습니다.
- 납기는 날짜로: '빠른 시일 내'보다 '10월 31일까지 입고'처럼 날짜로 적어야 지연 여부를 판단할 수 있습니다.
- 받는 곳: 납품장소와 받는 사람, 연락처를 적어 배송이 엇갈리지 않게 합니다.
- 검수 기준: 수량·외관·성적서 등 무엇을 언제까지 확인하는지 적어 둡니다.
- 변경 발주: 수량이나 납기를 바꿔 다시 보낼 때는 발주번호 뒤에 -1, -2를 붙여 최신본을 구분합니다.
발주 관리 대장으로 납기 지연을 보려면?
대장은 납기일이 오늘보다 앞인데 진행상태가 '입고완료'나 '취소'가 아닌 발주를 빨간색으로 칠하고, 맨 위에 납기 지연 건수와 진행 중인 발주 수를 보여 줍니다.
입고일을 함께 적어 두면 공급처별로 걸러 보며 어느 곳이 납기를 잘 지키는지 확인할 수 있습니다.
견적서 · 발주서 · 거래명세서는 어떤 순서로 오가나요?
| 순서 | 문서 | 보내는 쪽 | 시점 |
|---|---|---|---|
| 1 | 견적서 | 공급처 → 구매처 | 거래 전 가격·조건 제시 |
| 2 | 발주서 | 구매처 → 공급처 | 견적을 보고 주문 확정 |
| 3 | 거래명세서 | 공급처 → 구매처 | 납품할 때 공급 내역 확인 |
같은 서식의 견적서 엑셀 양식과 거래명세서 엑셀 양식도 무료로 받을 수 있습니다.
고객에게서 발주서를 메일로 받는 쪽이라면
반대로 고객이 보낸 발주서를 메일로 받는 회사라면, 발주서 내용을 수주대장에 옮겨 적고 납기를 챙기는 일을 자동으로 맡길 수 있습니다. AiutoForm은 고객의 발주서(PDF·엑셀)를 AI가 읽어 수주대장(고객발주 시트)에 한 줄씩 쌓고, 납기일을 캘린더에 올립니다.
업종별 흐름은 부품 제조사 활용 예시에서, 실제 화면은 데모에서 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문
발주서와 견적서는 무엇이 다른가요?
견적서는 공급처가 가격과 조건을 먼저 알려 주는 문서이고, 발주서는 사는 쪽이 그 조건으로 주문을 확정하는 문서입니다. 견적서 양식은 견적서 엑셀 양식에서 받을 수 있습니다.
발주와 수주는 어떻게 다른가요?
같은 주문을 서로 다른 쪽에서 부르는 말입니다. 사는 쪽이 주문하는 것이 발주, 파는 쪽이 그 주문을 받는 것이 수주입니다.
Google 스프레드시트에서도 쓸 수 있나요?
네. 금액 계산과 납기 지연 표시·건수는 그대로 동작합니다. 다만 합계금액의 한글 표시는 엑셀 전용 함수를 써서 Google 스프레드시트에서는 그 칸만 비어 보입니다.
이 양식을 회사 업무에 써도 되나요?
네. 무료로 내려받아 로고나 항목을 바꿔 자유롭게 쓰셔도 됩니다.