업무 프로세스 정의서는 하나의 업무를 단계별로 누가, 무엇을 받아, 무엇을 하고, 무엇을 만들어 내는지 표로 적은 문서입니다. 이 양식은 단계를 한 줄씩 적으면 '흐름도' 시트에 담당별 줄이 생기고 단계가 순서대로 놓여, 그림을 따로 그리지 않아도 업무 흐름도를 얻을 수 있습니다.
이 양식에 들어 있는 것
| 시트 | 내용 |
|---|---|
| 프로세스 정의서 | 프로세스명·목적·시작 계기·끝 상태와 단계별 담당·입력·활동·산출물·기준·도구·시간·개선안 (20단계) |
| 흐름도 | 정의서의 단계를 담당별 줄에 번호 순서대로 자동 배치. 자동화 후보에는 ★ |
| 작성 예시(수주) | 메일로 견적·발주를 받는 회사의 견적 요청부터 수금까지 8단계 예시 |
| 흐름도 예시 | 작성 예시로 그려진 흐름도 |
| 사용법 | 작성 순서와 개선 방향(제거·결합·재배치·단순화) 고르는 법 |
업무 프로세스 정의서는 어떻게 쓰나요?
- 기본 정보 적기프로세스명, 목적, 시작 계기, 끝 상태를 먼저 적어 범위를 정합니다.
- 단계를 한 줄씩 적기단계명은 '견적서 작성'처럼 동사와 대상으로 짧게 쓰고, 담당·입력·활동·산출물·기준·도구를 채웁니다.
- 시간 적기소요시간(일하는 시간)과 대기시간(기다리는 시간)을 분으로 적으면 위쪽 요약에 합계와 대기 비율이 계산됩니다. 대기 비율이 높을수록 개선할 여지가 큽니다.
- 흐름도 확인하기'흐름도' 시트에서 담당 사이를 오가는 지점과 한 담당에 몰린 단계를 확인합니다.
- 개선안과 자동화 후보 고르기문제점을 적고 개선 방향(제거·결합·재배치·단순화·유지)과 자동화 후보(예·아니오·검토)를 고릅니다. '예'를 고른 줄은 색이 바뀝니다.
흐름도는 어떻게 자동으로 그려지나요?
정의서의 담당 칸에 처음 나온 순서대로 흐름도의 줄이 만들어지고, 각 단계는 자기 담당 줄의 단계 번호 칸에 들어갑니다. 자동화 후보가 '예'인 단계에는 ★가 붙고 색이 진해집니다.
매크로 없이 일반 수식만 쓰기 때문에 오래된 엑셀 버전과 Google 스프레드시트에서도 그대로 동작합니다. 담당은 8개, 단계는 20개까지 그려지며, 줄에 없는 담당이 있으면 맨 아래 확인 줄에 표시됩니다.
작성 예시에서 무엇을 알 수 있나요?
예시의 수주 업무는 8단계 가운데 사람이 일하는 시간이 120분, 기다리는 시간이 900분으로 대기 비율이 88%입니다. 기다림은 대부분 승인 대기와 담당 사이 전달에서 생기고, 옮겨 적기·기한 챙기기·첨부 회신 같은 6단계가 자동화 후보로 표시됩니다. 수치는 설명을 위한 예시입니다.
정의서에서 '예'로 고른 단계 가운데 메일로 오는 서류를 옮겨 적는 일은 AiutoForm이 맡을 수 있습니다. 흐름 전체를 정리하는 방법은 업무 프로세스 가이드에, 자동화한 모습은 부품 제조사 활용 예시에 있습니다.
자주 묻는 질문
Google 스프레드시트에서도 흐름도가 그려지나요?
네. Google 드라이브에 올려 Google 스프레드시트로 열면 수식과 색 표시가 그대로 동작합니다.
단계가 20개보다 많으면 어떻게 하나요?
하나의 프로세스로 보기에는 큰 경우가 많습니다. '견적~수주', '출고~수금'처럼 둘로 나누고 시트를 복사해 쓰는 것을 권합니다.
담당은 사람 이름으로 적나요?
사람보다 역할이나 부서(영업, 생산·물류, 경리)로 적는 것이 좋습니다. 담당자가 바뀌어도 정의서를 그대로 쓸 수 있습니다.
이 양식을 회사 업무에 써도 되나요?
네. 무료로 내려받아 항목을 바꿔 자유롭게 쓰셔도 됩니다.