부품 제조사, 고객 발주서 메일을 수주대장으로 자동 정리

이 글은 실제 고객 사례가 아니라, AiutoForm 데모와 업종별 업무 흐름을 바탕으로 만든 활용 예시입니다. 회사명·금액·건수는 모두 예시입니다.

한눈에 보기

고객이 메일로 보낸 발주서는 AI가 본문과 첨부를 읽어 고객발주 시트에 발주번호·발주일·납기일·납품장소·금액으로 한 줄씩 쌓습니다. 품목은 품목상세 시트에, 납기일은 Google 캘린더에 들어가므로 수주대장을 손으로 옮겨 적지 않아도 됩니다.

도입 전에는 이랬습니다

발주서 메일 수집Gmail에 들어온 메일을 정해진 간격으로 가져와 전체메일 목록에 빠짐없이 기록합니다. 업무와 상관없는 메일도 '제외'로 남겨 누락 여부를 확인할 수 있습니다.
AI가 고객발주로 분류본문과 PDF·엑셀 첨부를 읽어 업무구분을 '고객발주'로 정하고 발주번호·발주일·납기일·납품장소·결제조건·품목·금액을 뽑습니다. 고객사마다 양식이 달라도 같은 열에 정리됩니다.
고객발주 시트에 한 줄문서ID(PO-…)가 붙은 한 줄이 쌓이고, 품목은 품목상세 시트에 줄마다 남습니다. 보낸 회사는 고객처 시트에 자동 등록되고 발주 건수가 올라갑니다.
납기일은 캘린더로납기일이 일정 시트와 Google 캘린더에 등록되어, 다가오는 납기를 달력에서 봅니다.

문서ID	고객명	발주번호	발주일	납기일	납품장소	합계금액	진행상태
PO-260930-001	한빛테크(주)	PO-2026-0917	2026-09-30	2026-10-31	한빛테크 평택공장	9,350,000	접수

데모에 들어 있는 가상 회사 데이터입니다. 데모의 데이터 목록 → 고객발주에서 같은 행을 볼 수 있습니다.

데이터 목록에서 월별·기간으로 거르고 거래처별로 묶으면 고객사별 수주 건수와 금액 합계가 바로 나옵니다.
행을 누르면 팝업 왼쪽에 발주 내용이, 오른쪽에 같은 고객의 견적·발주·거래명세 전체 목록이 나옵니다. 견적에서 수주로 이어진 흐름을 한 번에 봅니다.
진행상태(접수·진행중·출고·납품완료·취소)를 바꾸면 상태별로 걸러 볼 수 있습니다.

하루 발주 메일 15건 × 건당 옮겨 적기 4분 = 하루 약 1시간

이 가정이라면 한 달(20일)에 약 20시간 걸리던 옮겨 적기가 '검토필요' 건 확인으로 줄어듭니다. 납기는 캘린더에 자동으로 올라가 놓치는 일이 줄어듭니다.

설명을 위한 가정이며, 실제 효과는 메일 양과 서류 양식, 업무 방식에 따라 다릅니다.

발주서 양식이 고객사마다 달라도 되나요?

네. 정해진 양식에 맞추는 방식이 아니라 AI가 내용을 읽고 값을 찾기 때문에, 고객사마다 양식이 달라도 같은 열에 정리됩니다. 확신이 낮은 건은 '검토필요'로 표시해 원문과 나란히 보여 줍니다.

납기가 바뀌었다는 메일이 오면 어떻게 되나요?

바뀐 날짜는 일정으로 인식해 일정 시트와 캘린더에 올립니다. 원래 발주 행의 납기일은 담당자가 팝업에서 원문을 확인한 뒤 고칩니다.

수주대장을 지금처럼 엑셀로 쓰고 싶어요.

엑셀 파일과 Google 시트 중에서 고르면 됩니다. 열 이름으로 찾기 때문에 열을 더하거나 순서를 바꿔도 계속 쌓입니다.

쓰는 메일과 서류 양식을 알려 주시면 맞춰서 안내해 드립니다.