거래명세서는 공급자가 공급받는자에게 거래한 품목·수량·단가·금액을 적어 건네는 확인 서류입니다. 이 양식은 품목 15줄, 세율 칸(기본 10%), A4 한 장 인쇄 설정이 되어 있고, 거래명세 대장 시트에 주고받은 명세서를 쌓으면 맨 위 합계 줄에서 걸러 본 건수와 금액을 바로 봅니다.
거래명세서란?
거래명세서는 물품이나 서비스를 공급한 쪽이 공급받는 쪽에 거래 내용을 알려 주는 서류입니다. 납품할 때 함께 보내거나 메일로 보내고, 받는 쪽은 품목과 수량을 확인한 뒤 서명합니다.
정해진 법정 서식이 있는 서류는 아니어서 회사마다 양식이 조금씩 다릅니다. 보통 아래 항목이 들어갑니다.
거래명세서에 들어가는 항목
| 구분 | 항목 | 설명 |
|---|---|---|
| 공급자 | 등록번호 · 상호 · 대표자 · 주소 · 업태 · 종목 · 연락처 | 물품을 보내는 우리 회사 정보 |
| 공급받는자 | 상호 · 담당자 · 연락처 | 물품을 받는 거래처 정보 |
| 거래 정보 | 작성일 · 문서번호 | 나중에 거래를 찾는 기준 |
| 품목 | 품목 · 규격 · 수량 · 단가 | 한 줄에 한 품목 |
| 금액 | 공급가액 · 세액 · 합계 | 공급가액 = 수량 × 단가, 세액 = 공급가액 × 세율 |
| 확인 | 비고 · 인수자 서명 | 받는 쪽이 확인했다는 표시 |
엑셀 양식 쓰는 법
- 공급자·공급받는자 정보 입력'거래명세서' 시트 위쪽에 우리 회사와 거래처 정보를 적습니다. 공급자 정보를 한 번 적어 둔 파일을 복사해 쓰면 편합니다.
- 품목 입력품목·규격·수량·단가를 적으면 공급가액(수량×단가)과 세액(공급가액×세율, 원 단위 버림), 합계금액이 자동으로 계산됩니다. 면세 품목이면 세율 칸을 0%로 바꿉니다.
- 인쇄하거나 PDF로 저장A4 한 장에 맞춰 인쇄 범위가 정해져 있습니다. PDF로 저장해 메일로 보내도 됩니다.
- 대장에 한 줄 기록'거래명세 대장' 시트에 거래일·거래처·명세번호·금액을 한 줄씩 남깁니다. 필터로 거래처나 기간을 거르면 맨 위 합계 줄이 거른 행만 더합니다.
거래명세서와 세금계산서는 무엇이 다른가요?
세금계산서는 부가가치세법에 따라 발급하는 증빙이고, 법인사업자와 일정 규모 이상의 개인사업자는 전자세금계산서로 발급합니다. 거래명세서는 거래 내용을 서로 확인하는 서류로, 세금계산서를 대신하지 않습니다.
실무에서는 거래명세서로 품목과 금액을 먼저 맞춘 뒤 한 달치를 모아 세금계산서를 발급하는 경우가 많습니다. 그래서 거래명세 대장의 거래처별 월 합계가 세금계산서 금액과 맞는지 확인하는 데 쓰입니다.
받은 거래명세서를 매번 옮겨 적고 있다면
메일로 받는 거래명세서가 많다면 대장에 옮겨 적는 일을 자동으로 맡길 수 있습니다. AiutoForm은 메일 본문과 첨부(엑셀·PDF·사진)를 AI가 읽어 이 양식의 '거래명세 대장'과 같은 열로 엑셀이나 Google 시트에 정리합니다.
업종별 흐름은 도매 유통사 활용 예시에서, 실제 화면은 데모에서 볼 수 있습니다.
자주 묻는 질문
이 양식을 회사 업무에 써도 되나요?
네. 무료로 내려받아 로고나 항목을 바꿔 자유롭게 쓰셔도 됩니다.
Google 스프레드시트에서도 쓸 수 있나요?
네. Google 드라이브에 올린 뒤 Google 스프레드시트로 열면 수식이 그대로 동작합니다.
품목이 15줄보다 많으면 어떻게 하나요?
15번째 품목 줄 위에 행을 삽입하고 위 행의 공급가액·세액 수식을 복사하면 됩니다. 합계 줄의 범위도 함께 늘어납니다.
부가세가 포함된 단가로 쓰려면요?
세율 칸을 0%로 두고 단가에 부가세 포함 금액을 적으면 합계가 곧 받을 금액이 됩니다. 이때는 공급가액과 세액이 나뉘지 않으니 세금계산서와 비교할 때 주의하세요.