이 글은 실제 고객 사례가 아니라, AiutoForm 데모와 업종별 업무 흐름을 바탕으로 만든 활용 예시입니다. 회사명·금액·건수는 모두 예시입니다.
한눈에 보기
매입처가 보낸 거래명세서는 첨부가 엑셀이든 PDF든 사진이든 AI가 읽어 거래명세 시트에 거래일·거래처·공급가액·세액·합계를 한 줄씩 쌓습니다. 보낸 회사는 구매처 시트와 연결되어, 구매처별·월별 합계를 데이터 목록에서 바로 봅니다.
- 업종
- 산업용 소모품 도매 (예시 회사)
- 메일
- Gmail (Google Workspace)
- 받는 서류
- 매입 거래명세서(엑셀·PDF), 팩스·휴대폰 사진
- 쓰는 시트
- 거래명세 · 품목상세 · 구매처
도입 전에는 이랬습니다
- 경리 담당자가 매달 수백 장의 거래명세서를 열어 매입 대장에 옮겨 적고, 세금계산서와 금액을 맞춰 보았습니다.
- 팩스로 온 명세서는 따로 모아 두었다가 한꺼번에 입력해, 월말에 일이 몰렸습니다.
- 매입처별 합계를 내려면 대장을 다시 거르고 피벗해야 했습니다.
거래명세서는 이렇게 정리됩니다
- 메일 첨부 인식엑셀·CSV 첨부는 표를 그대로 읽고, PDF와 사진은 AI가 글자를 읽어 같은 항목으로 뽑습니다.
- 팩스·사진은 직접 올리기팩스나 휴대폰 사진은 화면에 끌어다 놓거나 붙여 넣으면 같은 흐름으로 정리됩니다. 휴대폰에서는 바로 촬영해 올릴 수 있고, 같은 파일은 두 번 등록되지 않습니다.
- 거래명세 시트와 구매처 연결명세서 한 장이 한 줄로 쌓이고, 보낸 회사는 구매처 시트(V-0001…)에 자동 등록됩니다. 품목은 품목상세 시트에 줄마다 남습니다.
- 구매처별·월별 합계데이터 목록에서 월별·기간으로 거르고 거래처별로 묶으면 건수와 공급가액·세액·합계가 바로 나옵니다.
거래명세 시트에는 이렇게 쌓입니다
| 문서ID | 거래처명 | 명세번호 | 거래일 | 품목요약 | 공급가액 | 세액 | 합계금액 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| DS-260929-001 | (주)대성금속 | DS-2609-031 | 2026-09-29 | SUS304 판재 외 1건 | 3,000,000 | 300,000 | 3,300,000 |
| DS-260930-002 | 한결산업자재 | HG-0930-12 | 2026-09-30 | 작업장갑 외 4건 | 412,000 | 41,200 | 453,200 |
| DS-260930-003 | 세움포장 | SW-2609-88 | 2026-09-30 | 골판지 박스 3종 | 1,260,000 | 126,000 | 1,386,000 |
예시 데이터입니다. 첫 행은 데모에 들어 있는 가상 회사 데이터와 같습니다.
받은 거래명세서를 엑셀로 정리할 때 무엇이 달라지나요?
- 옮겨 적기 대신 '검토필요'로 표시된 건만 원문과 나란히 놓고 확인합니다.
- 거래명세 시트 위쪽 합계 줄에서 지금 걸러 본 건수와 금액 합계를 바로 봅니다.
- 손으로 정리하던 대장과 같은 열 구성이라, 쓰던 거래명세서 엑셀 양식에서 옮겨 오기도 쉽습니다.
기대 효과 (가정에 따른 계산)
한 달 거래명세서 300장 × 장당 3분 = 한 달 약 15시간
이 가정이라면 월말에 몰리던 입력이 메일이 올 때마다 나눠서 끝나고, 담당자는 금액 확인에 시간을 씁니다.
설명을 위한 가정이며, 실제 효과는 서류 양과 양식, 업무 방식에 따라 다릅니다.자주 묻는 질문
팩스로 받은 거래명세서도 정리되나요?
네. 팩스를 스캔하거나 휴대폰으로 찍어 올리면 AI가 읽어 같은 시트에 정리합니다. 글씨가 흐리거나 확신이 낮으면 '검토필요'로 표시합니다.
거래명세서와 세금계산서 금액이 맞는지 확인할 수 있나요?
거래명세 시트에 공급가액·세액·합계가 거래처별로 쌓이므로, 데이터 목록에서 거래처별·월별 합계를 내어 세금계산서와 비교할 수 있습니다. 자동 대사 기능은 아직 없습니다.
우리가 고객에게 보내는 거래명세서도 같이 관리되나요?
거래구분(고객처·구매처)으로 나눠 쌓이므로, 직접 올린 매출 명세서와 받은 매입 명세서를 따로 걸러 볼 수 있습니다.