이 글은 실제 고객 사례가 아니라, AiutoForm 데모와 업종별 업무 흐름을 바탕으로 만든 활용 예시입니다. 회사명·금액·건수는 모두 예시입니다.
한눈에 보기
청구서 메일과 PDF 첨부는 청구서 시트에 청구번호·청구일·결제기한·금액으로 정리되고, 결제기한은 캘린더에 올라갑니다. 결제액을 적으면 잔액과 결제상태(미결제·부분결제·결제완료·연체)가 계산되어, 매입은 미지급 현황으로, 매출은 미수금 현황으로 볼 수 있습니다.
- 업종
- 소스·양념 식품 제조 (예시 회사)
- 메일
- Gmail (Google Workspace)
- 받는 서류
- 원료·포장재 청구서 PDF, 결제 안내 메일
- 쓰는 시트
- 청구서 · 구매처 · 일정
도입 전에는 이랬습니다
- 청구서 PDF를 출력해 결제 예정일 순으로 철해 두고, 결제할 때마다 지급 대장 엑셀을 고쳤습니다.
- 나눠서 결제한 건은 남은 금액을 따로 계산해야 해서 실수가 생겼습니다.
- 결제기한이 지난 건을 거래처 연락을 받고서야 알게 되는 일이 있었습니다.
청구서는 이렇게 정리됩니다
- 청구서 인식PDF 청구서에서 청구번호·청구일·결제기한·결제조건·공급가액·세액·합계를 뽑아 청구서 시트에 쌓습니다. 보낸 회사는 구매처 시트에 등록됩니다.
- 결제기한은 캘린더로결제기한이 일정 시트와 Google 캘린더에 올라가, 이번 주에 결제할 건을 달력에서 봅니다.
- 결제액을 적으면 잔액 계산결제한 금액을 적으면 잔액과 결제상태가 바로 바뀌고, 기한이 지난 미결제 건은 '연체'로, 기한이 가까운 건은 임박으로 알려 줍니다.
- 매입·매출 나눠 보기청구서의 구분(매입·매출)으로 거르면 미지급과 미수금을 따로 확인할 수 있습니다. 매출 청구서는 결제기한 대신 수금기한으로 캘린더에 올라갑니다.
청구서 시트에는 이렇게 쌓입니다
| 문서ID | 구분 | 거래처명 | 청구번호 | 결제기한 | 합계금액 | 결제액 | 잔액 | 결제상태 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| IV-260930-001 | 매입 | (주)대성금속 | INV-2609-015 | 2026-10-11 | 3,300,000 | 1,000,000 | 2,300,000 | 부분결제 |
| IV-260930-002 | 매입 | 청솔농산 | CS-25-0930 | 2026-10-15 | 5,280,000 | 5,280,000 | 미결제 | |
| IV-260925-003 | 매입 | 한빛패키징 | HB-0925-07 | 2026-09-30 | 1,650,000 | 1,650,000 | 연체 |
예시 데이터입니다. 첫 행은 데모에 들어 있는 가상 회사 데이터와 같습니다.
미지급·미수금 관리는 어떻게 달라지나요?
- 데이터 목록에서 결제상태로 거르면 미결제·연체 건과 잔액 합계가 위쪽 합계 줄에 바로 나옵니다.
- 거래처별로 묶으면 회사별 남은 금액이 보입니다.
- 행을 누르면 청구서 원문과 같은 거래처의 거래명세·발주 기록을 함께 보며 금액을 확인합니다.
기대 효과 (가정에 따른 계산)
한 달 청구서 80건 × 확인·대장 정리 5분 = 한 달 약 7시간
이 가정이라면 대장 정리 시간이 줄고, 결제기한이 캘린더에 올라가 연체를 미리 막을 수 있습니다.
설명을 위한 가정이며, 실제 효과는 청구서 양과 업무 방식에 따라 다릅니다.자주 묻는 질문
결제까지 자동으로 해 주나요?
아니요. 송금은 하지 않습니다. 결제한 금액을 적으면 잔액과 상태를 계산하고 기한을 알려 주는 데까지입니다.
미수금도 관리할 수 있나요?
우리가 고객에게 보낸 청구서를 올리거나 메일로 받으면 구분이 '매출'인 청구서로 쌓이고, 입금액을 결제액에 적어 미수금을 관리할 수 있습니다.
외화 청구서도 되나요?
통화 열이 따로 있어 USD 등 통화가 함께 기록됩니다. 합계를 볼 때는 통화별로 걸러 보세요.