この記事は実際の顧客事例ではなく、AiutoForm のデモと業種ごとの業務の流れをもとに作成した活用例です。社名・金額・件数はすべて例です。
要点
請求書のメールと PDF の添付は、請求書シートに請求番号・請求日・支払期限・金額として整理され、支払期限はカレンダーに登録されます。支払額を入力すると残額と支払状況（未払・一部支払・支払完了・延滞）が計算されるので、仕入側は買掛金（未払）の状況として、売上側は売掛金（未収）の状況として確認できます。
- 業種
- ソース・調味料の食品製造（例の会社）
- メール
- Gmail（Google Workspace）
- 届く書類
- 原料・包材の請求書 PDF、支払案内のメール
- 使うシート
- 請求書 · 仕入先 · 予定
これまではこうでした
- 請求書の PDF を印刷して支払予定日順にファイルし、支払のたびに支払台帳の Excel を修正していました。
- 分割で支払った案件は残りの金額を別に計算する必要があり、ミスが起きていました。
- 支払期限を過ぎた案件に、仕入先から連絡を受けて初めて気づくことがありました。
請求書はこう整理されます
- 請求書の読み取りPDF の請求書から請求番号・請求日・支払期限・支払条件・税抜金額・消費税額・合計を抜き出し、請求書シートに記録します。送ってきた会社は仕入先シートに登録されます。
- 支払期限はカレンダーへ支払期限が予定シートと Google カレンダーに登録され、今週支払う案件をカレンダーで確認できます。
- 支払額を入れると残額を計算支払った金額を入力すると残額と支払状況がすぐに変わり、期限を過ぎた未払の案件は「延滞」、期限が近い案件は「期限間近」としてお知らせします。
- 仕入と売上を分けて確認請求書の区分（仕入・売上）で絞り込むと、買掛金と売掛金を分けて確認できます。売上側の請求書は、支払期限の代わりに入金期限としてカレンダーに登録されます。
請求書シートにはこのように記録されます
| 文書ID | 区分 | 取引先名 | 請求番号 | 支払期限 | 合計金額 | 支払額 | 残額 | 支払状況 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| IV-260930-001 | 仕入 | 株式会社大和メタル | INV-2609-015 | 2026-10-31 | 330,000 | 100,000 | 230,000 | 一部支払 |
| IV-260930-002 | 仕入 | みどり農産 | MD-25-0930 | 2026-10-31 | 528,000 | 528,000 | 未払 | |
| IV-260925-003 | 仕入 | 東和パッケージ | TW-0925-07 | 2026-09-30 | 165,000 | 165,000 | 延滞 |
例のデータです（社名・金額は架空です）。デモのデータ一覧 →「請求書」で同じ流れを確認できます。
買掛金・売掛金の管理はどう変わりますか？
- データ一覧で支払状況を絞り込むと、未払・延滞の案件と残額の合計が上部の合計行にすぐ表示されます。
- 取引先別にまとめると、会社ごとの残りの金額がわかります。
- 行をクリックすると、請求書の原本と同じ取引先の納品書・注文の記録を一緒に見ながら金額を確認できます。
期待できる効果（仮定にもとづく試算）
1 か月の請求書 80 件 × 確認・台帳整理 5 分 = 1 か月約 7 時間
この仮定なら台帳を整理する時間が減り、支払期限がカレンダーに登録されるので延滞を前もって防ぎやすくなります。
説明のための仮定です。実際の効果は請求書の量と業務の進め方によって異なります。よくある質問
支払（振込）まで自動でしてくれますか？
いいえ。振込は行いません。支払った金額を入力すると残額と状況を計算し、期限をお知らせするところまでです。
売掛金も管理できますか？
自社が顧客に送った請求書をアップロードするか、メールで受け取ると、区分が「売上」の請求書として記録されます。入金額を支払額の欄に入力すれば売掛金を管理できます。手作業で管理する場合は 売掛金管理表の Excel テンプレート も使えます。
外貨建ての請求書にも対応していますか？
通貨の列があり、USD などの通貨も一緒に記録されます。合計を見るときは通貨ごとに絞り込んでください。