この記事は実際の顧客事例ではなく、AiutoForm のデモと業種ごとの業務の流れをもとに作成した活用例です。社名・金額・件数はすべて例です。
要点
見積依頼のメールは、見積シートに依頼内容・希望納期・回答期限とともに記録され、回答期限はカレンダーに登録されます。作成した見積書ファイルを指定して状態を「送信」に変えると、元のメールに見積書を添付した返信が下書きまたは即時送信で作られます。
- 業種
- 店舗・オフィスの内装工事（例の会社）
- メール
- Gmail（Google Workspace）
- 届く書類
- 見積依頼のメール、図面・現場写真の添付
- 使うシート
- 見積 · 顧客 · 予定
これまではこうでした
- 見積依頼が代表アドレス、担当者のアドレス、ホームページのお問い合わせ通知メールに分かれて届き、誰が返信するのかがあいまいになっていました。
- 回答の約束日をメモで管理していたため、忙しい週には返信が遅れがちでした。
- 送った見積が契約につながったかを記録しておらず、受注率がわかりませんでした。
見積依頼はこう整理されます
- 見積依頼の分類件名が「お問い合わせ」でも本文が見積依頼なら見積として分類し、場所・面積・希望日程などの依頼内容を品目の要約に記録します。
- 回答期限の登録メールに書かれた回答期限と希望納期を見積の行に入れ、回答期限は予定シートとカレンダーに登録します。
- 見積書を添付して返信作成した見積書ファイルを見積の行の「返信ファイル」に指定し、返信方法（下書き・即時送信）を選んで返信状態を「送信」に変えると、元のメールのスレッドに添付付きの返信が作られます。
- 進捗状況で受注率を確認進捗状況（受付・見積作成中・回答済み・受注・失注）を更新しておくと、データ一覧で状況ごとの件数と金額を確認できます。
見積シートにはこのように記録されます
| 文書ID | 顧客名 | 回答期限 | 希望納期 | 品目の要約 | 進捗状況 | 返信方法 | 返信状態 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| QT-260929-001 | カフェ・ソラノ 中目黒店 | 2026-10-02 | 2026-11-15 | カフェ 66㎡ 内装一式 | 回答済み | 下書き | 下書き作成済み |
| QT-260930-002 | みらい歯科クリニック | 2026-10-06 | 2026-12-01 | 診療室 2 室の床・照明の交換 | 見積作成中 | ||
| QT-261001-003 | ピラティススタジオ・リーフ | 2026-10-08 | スタジオの解体と仕上げ工事 | 受付 |
例のデータです（社名は架空です）。デモでは架空の部品メーカーの見積依頼で同じ流れを確認できます。
見積管理台帳はどう変わりますか？
- どのメールアドレスに届いた依頼も、見積シート 1 か所に集まります。
- 回答期限を過ぎた案件は、カレンダーと一覧ですぐにわかります。
- 同じ顧客の見積・受注の記録がポップアップの右側に表示されるので、リピートのお客様の過去の見積をすぐに探せます。
期待できる効果（仮定にもとづく試算）
週 25 件の見積依頼 × 整理・返信準備 6 分 = 週約 2.5 時間
この仮定なら、依頼を転記して返信メールを準備する時間が減り、回答期限の見落としも少なくなります。
説明のための仮定です。実際の効果は依頼の量と業務の進め方によって異なります。よくある質問
見積書を自動で作ってくれますか？
いいえ。見積金額と見積書は担当者が決めます。このサービスは依頼を整理して期限を知らせ、作成した見積書を元のメールに添付して返信する作業を代わりに行います。見積書の作成には 見積書の Excel テンプレート も使えます。
すぐに送らず、確認してから送りたいのですが。
返信方法で「下書き」を選ぶと、Gmail の下書きに添付付きの返信だけを作っておきます。内容を確認してから、ご自身で送信してください。
図面や現場写真が添付されていたら？
添付ファイルの一覧と元のメールをポップアップで一緒に確認し、ダウンロードできます。元のメールの表示には AI を使わないため、追加費用はかかりません。