この記事は実際の顧客事例ではなく、AiutoForm のデモと業種ごとの業務の流れをもとに作成した活用例です。社名・金額・件数はすべて例です。
要点
仕入先から届いた納品書は、添付が Excel でも PDF でも写真でも、AI が読み取って納品書シートに納品日・取引先・税抜金額・消費税額・合計を 1 行ずつ記録します。送ってきた会社は仕入先シートとひも付くので、仕入先別・月別の合計をデータ一覧ですぐに確認できます。
- 業種
- 工業用消耗品の卸売（例の会社）
- メール
- Gmail（Google Workspace）
- 届く書類
- 仕入先の納品書（Excel・PDF）、FAX・スマートフォンの写真
- 使うシート
- 納品書 · 品目明細 · 仕入先
これまではこうでした
- 経理担当者が毎月数百枚の納品書を開いて仕入台帳に転記し、月末締めの請求書と金額を突き合わせていました。
- FAX で届いた納品書は別にまとめておき、月末にまとめて入力していたため、作業が月末に集中していました。
- 仕入先ごとの合計を出すには、台帳を絞り込み直してピボットテーブルを作る必要がありました。
納品書はこう整理されます
- メールの添付を読み取りExcel・CSV の添付は表をそのまま読み込み、PDF や写真は AI が文字を読み取って同じ項目として抜き出します。
- FAX・写真は直接アップロードFAX やスマートフォンの写真は、画面にドラッグ＆ドロップするか貼り付けると同じ流れで整理されます。スマートフォンではその場で撮影してアップロードでき、同じファイルが二重に登録されることはありません。
- 納品書シートと仕入先のひも付け納品書 1 枚が 1 行として記録され、送ってきた会社は仕入先シート（V-0001…）に自動で登録されます。品目は品目明細シートに 1 行ずつ残ります。
- 仕入先別・月別の合計データ一覧で月や期間を絞り込み、取引先別にまとめると、件数と税抜金額・消費税額・合計がすぐにわかります。
納品書シートにはこのように記録されます
| 文書ID | 取引先名 | 納品書番号 | 納品日 | 品目の要約 | 税抜金額 | 消費税額 | 合計金額 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| DS-260929-001 | 株式会社大和メタル | DS-2609-031 | 2026-09-29 | SUS304 板材 ほか 1 件 | 300,000 | 30,000 | 330,000 |
| DS-260930-002 | 丸栄産業資材 | MY-0930-12 | 2026-09-30 | 作業用手袋 ほか 4 件 | 41,200 | 4,120 | 45,320 |
| DS-260930-003 | 中央梱包株式会社 | CK-2609-88 | 2026-09-30 | 段ボール箱 3 種 | 126,000 | 12,600 | 138,600 |
例のデータです（社名・金額は架空です）。デモのデータ一覧 →「納品書」で同じ流れを確認できます。
受け取った納品書を Excel で管理すると何が変わりますか？
- 転記の代わりに、「要確認」と表示されたものだけを元の書類と並べて確認します。
- 納品書シート上部の合計行で、いま絞り込んでいる件数と金額の合計をすぐに確認できます。
- 手作業で付けていた台帳と同じ列構成なので、お使いの 納品書の Excel テンプレート からの移行も簡単です。
期待できる効果（仮定にもとづく試算）
1 か月の納品書 300 枚 × 1 枚あたり 3 分 = 1 か月約 15 時間
この仮定なら、月末に集中していた入力がメールが届くたびに少しずつ終わり、担当者は金額の確認に時間を使えます。
説明のための仮定です。実際の効果は書類の量と様式、業務の進め方によって異なります。よくある質問
FAX で届いた納品書も整理できますか？
はい。FAX をスキャンするかスマートフォンで撮ってアップロードすると、AI が読み取って同じシートに整理します。文字がかすれていたり確信度が低かったりする場合は「要確認」と表示します。
納品書と請求書の金額が合っているか確認できますか？
納品書シートに税抜金額・消費税額・合計が取引先ごとに記録されるので、データ一覧で取引先別・月別の合計を出して、締め日ごとの請求書と見比べられます。自動で照合する機能はまだありません。
自社が顧客に送る納品書も一緒に管理できますか？
取引区分（顧客・仕入先）で分けて記録されるので、自社でアップロードした売上側の納品書と、受け取った仕入側の納品書を分けて絞り込めます。