この記事は実際の顧客事例ではなく、AiutoForm のデモと業種ごとの業務の流れをもとに作成した活用例です。社名・金額・件数はすべて例です。
要点
顧客からメールで届いた注文書は、AI が本文と添付を読み取り、受注シートに注文番号・注文日・納期・納品場所・金額を 1 行ずつ記録します。品目は品目明細シートに、納期は Google カレンダーに入るので、受注台帳を手で転記する必要がなくなります。
- 業種
- 金属加工部品の製造（例の会社）
- メール
- Gmail（Google Workspace）
- 届く書類
- 顧客の注文書（PDF・Excel）、見積依頼、打ち合わせの案内
- 使うシート
- 受注 · 品目明細 · 顧客 · 予定
これまではこうでした
- 営業事務の担当者が注文書のメールを開き、PDF を見ながら受注台帳の Excel に注文番号・品目・数量・納期を転記していました。
- 注文が集中する月末は入力が追いつかず、納期の近い案件に気づくのが遅れることがありました。
- 同じ顧客の見積と注文が別々に管理されていて、どの見積が受注につながったのかを追うのが大変でした。
注文書のメールはこう整理されます
- 注文書メールの取り込みGmail に届いたメールを一定の間隔で取り込み、全メール一覧に漏れなく記録します。業務に関係のないメールも「対象外」として残すので、取りこぼしがないかを確認できます。
- AI が受注として分類本文と PDF・Excel の添付を読み取って業務区分を「受注」とし、注文番号・注文日・納期・納品場所・支払条件・品目・金額を抜き出します。顧客ごとに注文書の様式が違っても、同じ列に整理されます。
- 受注シートに 1 行文書ID（PO-…）の付いた 1 行が記録され、品目は品目明細シートに 1 行ずつ残ります。送ってきた会社は顧客シートに自動で登録され、受注件数が加算されます。
- 納期はカレンダーへ納期が予定シートと Google カレンダーに登録され、近づいている納期をカレンダーで確認できます。
受注シートにはこのように記録されます
| 文書ID | 顧客名 | 注文番号 | 注文日 | 納期 | 納品場所 | 合計金額 | 進捗状況 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-260930-001 | 青葉テック株式会社 | PO-2026-0917 | 2026-09-30 | 2026-10-31 | 青葉テック 厚木工場 | 1,034,000 | 受付 |
例のデータです（社名・金額は架空です）。デモのデータ一覧 →「受注」で同じ流れを確認できます。
受注管理はどう変わりますか？
- データ一覧で月や期間を絞り込み、取引先別にまとめると、顧客ごとの受注件数と金額の合計がすぐにわかります。
- 行をクリックすると、ポップアップの左側に注文の内容が、右側に同じ顧客の見積・受注・納品書の一覧が表示されます。見積から受注までの流れを一度に確認できます。
- 進捗状況（受付・対応中・出荷・納品完了・キャンセル）を更新しておけば、状況ごとに絞り込んで確認できます。
期待できる効果（仮定にもとづく試算）
1 日の注文メール 15 件 × 1 件あたりの転記 4 分 = 1 日約 1 時間
この仮定なら、1 か月（20 日）で約 20 時間かかっていた転記作業が「要確認」の案件の確認だけになります。納期はカレンダーに自動で登録されるので、見落としも減らせます。
説明のための仮定です。実際の効果はメールの量、書類の様式、業務の進め方によって異なります。よくある質問
顧客ごとに注文書の様式が違っても大丈夫ですか？
はい。決まった様式に当てはめる方式ではなく、AI が内容を読んで値を探すので、顧客ごとに様式が違っても同じ列に整理されます。確信度が低いものは「要確認」と表示し、元の書類と並べて表示します。
FAX で届く注文書も同じように整理できますか？
はい。FAX をスキャンした PDF やスマートフォンで撮った写真をアップロードすると、同じ受注シートに整理されます。詳しくは FAX 注文書を Excel に整理するガイド をご覧ください。
納期変更のメールが届いたらどうなりますか？
変更後の日付は予定として認識し、予定シートとカレンダーに登録します。元の受注行の納期は、担当者がポップアップで元のメールを確認してから修正します。
受注台帳はこれまでどおり Excel で使いたいのですが。
Excel ファイルと Google スプレッドシートのどちらかを選べます。列名で項目を探すので、列を追加したり順番を入れ替えたりしても記録は続きます。