FAX で届いた注文書も、スキャンした PDF や写真をアップロードすれば AI が読み取り、受注シート（受注台帳）に取引先・品目・数量・納期・納品先を 1 行ずつ記録します。納期は Google カレンダーに登録され、手書きやかすれた FAX は「要確認」と表示されるので、原本と照らし合わせて確定できます。
FAX の注文書は誰が送ってきて、なぜ台帳に残す必要があるのですか？
飲食店・小売店・工事会社などの取引先が、食材や資材、消耗品を発注するとき、いまも FAX で注文書を送ってくることは珍しくありません。決まった注文用紙に手書きで記入して送る取引先、自社の発注書を印刷して送る取引先、電話で注文して念のため FAX を送る取引先などが混在しています。
受け取る側の負担になるのは、取引先ごとに注文書の形がばらばらなことです。同じ品目でも書き方や単位が違うため、受注担当者が同じ欄に合わせて基幹システムや Excel に入力し直す必要があります。
注文が FAX・メール・電話と複数の経路に分かれていると、夕方に集中した注文を翌日の出荷リストに移す際に 1 件漏れたり、数量の単位（ケース・kg・個）を読み違えて別の物が出荷されたりしがちです。月末の締めで「あの日に何を注文されたか」を探し直すこともよくあります。注文を受けたらすぐに 1 つの台帳へ 1 行ずつ残しておけば、出荷準備と請求の基準が 1 か所にまとまります。
受注台帳の Excel にはどんな列を置けばよいですか？
| 列名 | 記入する内容 |
|---|---|
| 受信日時 | 注文が届いた日付と時刻。締め時刻より後の注文を見分ける基準になります |
| 取引先 | 注文した店舗・会社の名前 |
| 注文番号 | 注文書に番号があればそのまま記入し、なければ空欄にします |
| 品目・規格 | 品目名と規格（例：玉ねぎ 20kg 箱） |
| 数量 | 数量と単位。ケース・kg・個が混ざらないよう単位も一緒に記入します |
| 納期・納品先 | 納品日・時間帯と届け先（店舗・厨房・倉庫・現場） |
| 備考 | 代替品の可否、納品時間の指定、支払条件など |
| 進捗状況 | 受付・対応中・出荷・納品完了・キャンセル |
翌日配送が多い業種では、「16 時以降の注文は翌々日の配送」のように締め時刻を決めておき、受信日時で締めの前後を分けると、出荷リストを作るときに迷いません。
AiutoForm の受注シートには受信日時・顧客名・注文番号・注文日・納期・納品場所・支払条件・品目の要約・金額・進捗状況が入り、品目・規格・数量・単価は品目明細シートに 1 行ずつ残ります。注文書に番号がなくても 1 件ごとに文書ID（PO-…）が付くので区別でき、備考は備考欄に書いておけば十分です。
FAX や写真の注文書をアップロードすると、どう整理されますか？
注文がどの経路で届いても、アップロードした後の流れは同じです。
- 届いた形のままアップロードFAX の用紙はスマートフォンで撮影するかスキャンした PDF で、LINE などのメッセージで届いた注文は画面のスクリーンショットを貼り付けるか（Ctrl+V）、保存した画像を画面にドラッグ＆ドロップします。メッセージアプリとの連携機能はありません。Gmail に届いた注文メールと添付ファイルは、アップロードしなくても読み取ります。
- 受注として分類AI が注文書・発注書・PO を「受注」と分類し、取引先・品目・数量・納期・納品先を抜き出します。取引先ごとに様式が違っても、同じ列に整理されます。
- 受注台帳に 1 行注文 1 件が受注シートに 1 行として記録され、品目は品目明細シートへ入ります。注文した取引先は顧客シートに自動で登録されます。
- 納期はカレンダーへ納期が Google カレンダーに登録され、明日出荷する注文をカレンダーで確認できます。
- 確認して状況を更新手書きやかすれた FAX のように確信度が低いものは「要確認」と表示されます。原本と照らし合わせて数量・単位を確認し、出荷したら進捗状況を変更します。
注文書を整理するときの注意点は？
- 原本は保管します。 FAX の用紙や注文の写真は、請求の確認やトラブルの際の根拠になります。台帳は検索・集計用として使い、原本は日付ごとにまとめておきます。
- 単位は原本と照らし合わせます。 手書きの「2」がケースなのか kg なのかは紛らわしいものです。「要確認」のものは原本を見て確定します。
- スクリーンショットは注文部分だけにします。 メッセージアプリの画面には、ほかのやり取りや個人の連絡先が写り込むことがあります。
- 同じ注文が 2 つの経路で届いたら確認します。 同じファイルは二重に登録されませんが、FAX で送った注文をメールでも送ってきた場合は別のファイルなので 2 行になります。取引先・納期が同じ行は確認したうえで、一方をキャンセルにします。
- 変更の連絡は元の行に残します。 数量や納品日の変更連絡が来たら元の注文の行を探して修正し、備考に変更内容と受け付けた時刻を書いておきます。
- 電話注文も残します。 書き取ったメモを撮影してアップロードするか、テキストで登録すれば同じ台帳に記録されます。iPhone の HEIC 形式の写真は JPG に変換が必要です（設定 → カメラ → フォーマット →「互換性優先」）。
デモでは、体験用のサンプル注文書をアップロードして受注として保存される流れを、登録なしで確認できます。メールで届いた注文書が受注台帳とカレンダーにつながる様子は、部品メーカーの活用例をご覧ください（デモデータをもとにした活用例で、実際の顧客事例ではありません）。逆に仕入先へ注文を出す側なら、注文書の Excel テンプレートを無料でダウンロードできます。納品後に受け取る受領印付きの書類の整理は、受領書・納品書のガイドを参考にしてください。
よくある質問
FAX の注文書はどうやってアップロードしますか？
FAX の用紙をスマートフォンで撮影してそのままアップロードするか、スキャンした PDF を画面にドラッグ＆ドロップします。インターネット FAX（FAX をメールで受信するサービス）を使っていて注文が Gmail の添付ファイルとして届く場合は、ほかのメールの添付と同じように読み取って整理します。
取引先ごとに注文書の様式が違っても大丈夫ですか？
はい。決まった欄の位置に合わせる方式ではなく、AI が内容を読んで値を探すので、手書きの注文用紙と印刷された発注書が混ざっていても同じ列に整理されます。確信度が低いものは「要確認」と表示されます。
LINE で届いた注文も自動で取り込めますか？
いいえ。LINE などのメッセージアプリとの連携機能はありません。注文の画面をスクリーンショットして貼り付けるか（Ctrl+V）、画像を保存してアップロードすると、AI が読み取って受注シートに整理します。
台帳に転記したら、FAX の原本は捨ててもよいですか？
捨てないことをおすすめします。法人の場合、注文書などの書類は原則として確定申告書の提出期限の翌日から 7 年間の保存が必要とされています（国税庁タックスアンサー No.5930）。紙の書類をスキャンデータで代わりに保存するには、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があります。一般的な情報ですので、具体的な扱いは税理士にご確認ください。原本は日付ごとに保管し、台帳は検索・集計・照合用に使いましょう。