納品書・受領書・出荷伝票は、写真をアップロードすると AI が納品内容の書類として読み取り、納品書シートに日付・取引先・納品場所・品目・金額を 1 行ずつ残します。受領印のある紙の原本はそのまま保管し、台帳に伝票番号・受領印の有無・請求月も記録しておくと、あとで原本を探したり請求と照合したりしやすくなります。
受領書・納品書控えは、いつ誰が作り、なぜデータで残すべきなのですか？
納品書・受領書・出荷伝票は、物を引き渡すときに納品する側が品目と数量を書いて添え、受け取る側の担当者が確認して受領印やサインをする書類です。納品書・納品書（控）・受領書が複写式の 1 組になっていて、受領印をもらった受領書を持ち帰る運用もよく見られます。会社によって呼び方は違っても、「いつ、どこに、何をどれだけ引き渡し、誰が受け取ったか」を記録する点は同じです。
建設資材や食材のように現場や店舗へ直接配送する業種では、ドライバーが現場で受領印をもらい、事務所へ持ち帰ることがよくあります。月末締めで請求する取引では、その月の納品書類の合計を請求書と突き合わせる作業も発生します。
受領印をもらった書類があっても、それだけで十分とは限りません。注文・納品・入金の記録をあわせてたどれるようにつないでおくと、問い合わせやトラブルのときに確認しやすくなります。トラブルの際の判断は案件ごとに異なるため、専門家にご相談ください。
受領書の管理台帳にはどんな列を残せばよいですか？
紙を出し直さなくても「どの書類がどこにあるか」がわかるよう、探すときに使う値と照合に使う値を一緒に残します。
| 列名 | 記入する内容 |
|---|---|
| 納品日 | 物を引き渡した日。請求書と照合するときの基準になります |
| 納品先・現場 | 取引先の名前と受け取った場所（現場・倉庫・店舗） |
| 品目・数量 | 主な品目と数量。品目が多い場合は「配管材 ほか 3 件」のように要約します |
| 伝票番号 | 納品書・出荷伝票に書かれた番号。番号がなければ日付と取引先でルールを決めます |
| 注文番号 | 注文書・発注書の番号。注文と納品をつないで探すための手がかりです |
| 車両・ドライバー | 誰が配送したか。原本の行方を確認する相手です |
| 受領者・受領印 | 受け取った人の名前と受領印・サインの有無（あり・なし・確認中） |
| 請求月 | どの月の請求書に含めたか |
| 原本の保管場所 | 紙の原本をとじた場所（例：2026-10 納品つづり） |
AiutoForm の納品書シートには納品日・取引先名・納品書番号・納品場所・品目の要約・税抜金額・消費税額・合計金額が入り、品目ごとの数量は品目明細シートに 1 行ずつ残ります。受領者・受領印・請求月・原本の保管場所のように基本のシートにない列は、自分で追加して確認時に記入してください。列名で項目を探すため、列を追加したり順番を入れ替えたりしても記録は続きます。
納品書・受領書の写真をアップロードすると、どう整理されますか？
ドライバーが送ってきた写真、取引先がメールで送ってきたスキャン、事務所にたまった受領印付きの紙が、すべて同じ流れで整理されます。
- 写真・ファイルをアップロード受領印をもらった書類をスマートフォンでその場で撮ってアップロードするか、受け取った写真を画面にドラッグ＆ドロップするか、スクリーンショットを貼り付けます（Ctrl+V）。取引先が Gmail で送ってきた納品書の添付は、メールから直接読み取ります。iPhone の HEIC 形式の写真は JPG に変換してください（設定 → カメラ → フォーマット →「互換性優先」）。
- 納品内容の書類として認識納品書・出荷伝票・受領書のように品目と数量が書かれた書類は、AI が納品内容の書類として読み取って「納品書」に分類し、日付・取引先・納品場所・品目・金額を抜き出します。
- 納品書シートに 1 行書類 1 枚が 1 行として記録され、書類に書かれた取引先は顧客・仕入先シートに自動で登録されます。同じファイルが二重に登録されることはありません。
- 「要確認」のものを確認手書きやぼやけた写真のように確信度が低いものは「要確認」と表示されます。原本と並べて値を修正し、受領印の有無と原本の保管場所を記入します。
- 月末の照合取引先と月で絞り込み、その月の納品合計を請求書と突き合わせて請求月を記入します。
受領書を整理するときの注意点は？
- 原本はそのまま保管します。 写真と台帳は検索・集計・照合用です。受領印のある紙の原本は月ごとにとじておき、台帳に保管場所を書きます。
- 受領印は人が確認します。 AI が受領印やサインの真偽を判断することはありません。受領印の有無は原本を見て記入し、抜けているものはすぐにもらい直します。
- ぼやけた写真は撮り直します。 手書きの数量やかすれた文字は「要確認」と表示されるので、原本と照らし合わせます。影が入らないよう、書類全体が収まるように撮ると読み取りやすくなります。
- 個人情報は必要な分だけ残します。 受領者の連絡先やサインの画像は個人情報にあたる場合があります。台帳には名前程度を記入し、シートは必要な人だけに共有します。
- 1 枚は 1 回だけアップロードします。 同じ紙を撮り直すと別のファイルになり、2 行記録されることがあります。伝票番号で重複を確認します。
- 請求の前に受領印の抜けを洗い出します。 受領印の列を「なし」で絞り込めば、もらい直す書類がすぐにわかります。請求月が空欄の行は、まだ請求していない納品です。
デモでは、架空の取引先データを入れた納品書シートを登録なしで確認でき、体験用のサンプルファイルをアップロードして書類がシートに整理される流れも試せます。まずは手作業で台帳を始めたい場合は、納品書の Excel テンプレートの台帳シートに上の列を追加して使えます。納品の前の段階である注文書の整理は、FAX 注文書のガイドにまとめています。
よくある質問
受領書も納品書と同じように整理されますか？
品目と数量が書かれた受領書は、納品書・出荷伝票と同じく納品内容の書類として認識され、納品書シートに入ります。品目がなく受領印だけの確認書のように内容が少ない書類は分類が変わることがあるので、最初の数枚は結果を確認してください。
受領印があるかどうかも AI が確認してくれますか？
受領印やサインの有無・真偽を判断する機能はありません。シートに「受領印」の列を追加し、原本と照らし合わせながら人が記入する方法をおすすめします。
ドライバーがメッセージアプリで送ってきた写真もアップロードできますか？
はい。メッセージアプリとの連携機能はありませんが、写真を保存して画面にドラッグ＆ドロップするか、スクリーンショットを貼り付ければ（Ctrl+V）アップロードできます。iPhone の HEIC 形式の写真は JPG に変換してアップロードしてください。
写真で残したら、紙の原本は捨ててもよいですか？
いいえ。法人の場合、注文書・契約書・領収書などの書類を含む帳簿書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から 7 年間の保存が必要とされています（国税庁タックスアンサー No.5930）。納品書・受領書も取引の記録として同様に保管しておくのが安全です。紙の書類をスキャンデータで代わりに保存するには、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があります。一般的な情報ですので、具体的な扱いは税理士にご確認ください。