팩스나 카카오톡 사진으로 받은 주문서도 사진·캡처를 올리면 AI가 읽어 고객발주 시트(수주대장)에 거래처·품목·수량·납기·배송지를 한 줄씩 쌓습니다. 납기일은 Google 캘린더에 올라가고, 흐리거나 손글씨인 주문은 '검토필요'로 표시되어 원문과 대조합니다.
팩스·카톡 주문서는 누가 보내고, 왜 대장으로 남겨야 하나요?
식당·매장 같은 거래처가 식자재나 소모품을 주문할 때는 지금도 전화, 팩스, 문자, 카카오톡으로 수기 주문하는 일이 많습니다. 식자재 유통에서는 이렇게 주문을 받아 외상으로 납품하고 월말에 정산하는 관행이 있고, 유통사 다수가 주문 처리를 여전히 수기에 의존한다는 보도도 있었습니다.
받는 쪽에서는 거래처마다 주문서 모양이 다르다는 점도 부담입니다. 인쇄된 발주서를 팩스로 보내는 곳, 손글씨 메모를 찍어 보내는 곳, 카톡 메시지에 품목을 줄줄이 적는 곳이 섞여 있어, 받는 사람이 같은 칸에 맞춰 다시 적어야 합니다.
주문이 여러 경로로 흩어지면 오후에 몰린 주문을 다음 날 배송 목록으로 옮기다 한 건을 빠뜨리거나, 수량 단위(박스·kg·망)를 잘못 읽어 다른 물건이 나가는 일이 생기기 쉽습니다. 월말 정산 때 '그날 무엇을 주문했는지' 다시 찾는 일도 많습니다. 주문을 받는 즉시 한 대장에 한 줄씩 남기면 배송 준비와 정산의 기준이 하나로 모입니다.
수주대장 엑셀에는 어떤 열을 남기나요?
| 열 이름 | 적는 내용 |
|---|---|
| 수신일시 | 주문이 들어온 날짜와 시각. 마감 시각 이후 주문을 가르는 기준입니다 |
| 거래처 | 주문한 식당·매장·회사 이름 |
| 발주번호 | 주문서에 번호가 있으면 그대로 적고 없으면 비워 둡니다 |
| 품목·규격 | 품목명과 규격 (예: 양파 15kg 망) |
| 수량 | 수량과 단위. 박스·kg·개가 섞이지 않게 단위를 함께 적습니다 |
| 납기·배송지 | 배송 날짜·시간대와 받을 장소(매장·주방·창고) |
| 특이사항 | 대체 품목 허용 여부, 납품 시간 요청, 결제 조건 등 |
| 처리상태 | 접수·진행중·출고·납품완료·취소 |
다음 날 배송이 많은 업종이라면 '오후 4시 이후 주문은 모레 배송'처럼 마감 기준을 정해 두고, 수신일시로 마감 전후를 가르면 배송 목록을 만들 때 헷갈리지 않습니다.
AiutoForm의 고객발주 시트에는 수신일시·고객명·발주번호·발주일·납기일·납품장소·결제조건·품목요약·금액·진행상태가 들어가고, 품목·규격·수량·단가는 품목상세 시트에 줄마다 남습니다. 주문서에 번호가 없어도 한 건마다 문서ID(PO-…)가 붙어 구분되고, 특이사항은 비고 열에 적어 두면 됩니다.
팩스·카톡 사진 주문서를 올리면 어떻게 정리되나요?
주문이 어느 경로로 들어왔든 올린 뒤의 흐름은 같습니다.
- 받은 모양 그대로 올리기팩스는 휴대폰으로 찍거나 스캔한 PDF로, 카카오톡 주문은 화면을 캡처해 붙여 넣거나(Ctrl+V) 사진을 저장해 화면에 끌어다 놓습니다. 카카오톡과 연동되는 방식은 아닙니다. Gmail로 들어온 주문 메일과 첨부는 따로 올리지 않아도 읽습니다.
- 고객발주로 분류AI가 주문서·발주서·PO를 '고객발주'로 분류하고 거래처·품목·수량·납기·배송지를 뽑습니다. 거래처마다 양식이 달라도 같은 열에 정리됩니다.
- 수주대장에 한 줄주문 한 건이 고객발주 시트에 한 줄로 쌓이고 품목은 품목상세 시트로 갑니다. 주문한 거래처는 고객처 시트에 자동 등록됩니다.
- 납기는 캘린더로납기일이 Google 캘린더에 올라가, 내일 배송할 주문을 달력에서 확인합니다.
- 확인하고 상태 바꾸기손글씨나 흐린 팩스처럼 확신이 낮은 건은 '검토필요'로 표시됩니다. 원문과 대조해 수량·단위를 확인하고, 출고하면 진행상태를 바꿉니다.
주문서를 정리할 때 주의할 점은?
- 원본은 보관합니다. 팩스 종이와 주문 사진은 정산이나 다툼이 생겼을 때 확인할 근거입니다. 대장은 찾기·집계용으로 쓰고 원본은 날짜별로 모아 둡니다.
- 단위는 원문과 대조합니다. 손글씨 '2'가 박스인지 kg인지는 헷갈리기 쉽습니다. '검토필요' 건은 원문을 보고 확정합니다.
- 캡처는 주문 부분만 올립니다. 카카오톡 대화 캡처에는 다른 대화나 개인 연락처가 함께 담길 수 있습니다.
- 같은 주문이 두 경로로 오면 확인합니다. 같은 파일은 두 번 등록되지 않지만, 팩스로 보낸 주문을 카톡으로 다시 보내면 다른 파일이라 두 줄이 됩니다. 거래처·납기가 같은 줄은 확인 후 하나를 취소로 바꿉니다.
- 변경 연락은 원래 줄에 남깁니다. 수량이나 배송일을 바꾸는 연락이 오면 원래 주문 줄을 찾아 고치고, 비고에 바뀐 내용과 받은 시각을 적어 둡니다.
- 전화 주문도 남깁니다. 받아 적은 메모를 찍어 올리거나 텍스트로 올리면 같은 대장에 쌓입니다. 아이폰 HEIC 사진은 JPG로 바꿔야 합니다(설정 → 카메라 → 포맷 → 높은 호환성).
데모에서 체험용 샘플 주문서를 올리면 고객발주로 저장되는 과정을 가입 없이 볼 수 있습니다. 메일로 받은 발주서가 수주대장과 캘린더로 이어지는 모습은 부품 제조사 활용 예시에 있습니다(데모 데이터로 만든 활용 예시이며 실제 고객 사례가 아닙니다). 반대로 공급처에 주문을 보내는 쪽이라면 발주 쪽 양식인 발주서 엑셀 양식을 무료로 받을 수 있습니다. 납품 뒤 서명받은 인수증 정리는 인수증·납품서 가이드를 참고하세요.
자주 묻는 질문
카카오톡 주문을 자동으로 가져오나요?
아니요. 카카오톡과 연동되는 기능은 없습니다. 주문 화면을 캡처해 붙여 넣거나(Ctrl+V) 사진을 저장해 올리면, 올린 주문서를 AI가 읽어 고객발주 시트에 정리합니다.
팩스로 받은 주문서는 어떻게 올리나요?
팩스 종이를 휴대폰으로 찍어 바로 올리거나, 스캔한 PDF를 화면에 끌어다 놓으면 됩니다. 팩스를 메일로 받아 보는 서비스를 써서 주문이 Gmail 첨부로 들어온다면, 다른 메일 첨부처럼 읽어 정리합니다.
거래처마다 주문서 양식이 달라도 되나요?
네. 정해진 칸 위치에 맞추는 방식이 아니라 AI가 내용을 읽고 값을 찾기 때문에, 손글씨 주문서와 인쇄된 발주서가 섞여도 같은 열에 정리됩니다. 확신이 낮은 건은 '검토필요'로 표시됩니다.
대장에 옮겼으면 팩스 원본은 버려도 되나요?
버리지 않는 것이 좋습니다. 거래에 관한 장부와 증거서류는 국세기본법 제85조의3에 따라 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 하고, 스캔본으로 원본을 대신하려면 별도 요건이 있습니다. 원본은 날짜별로 보관하고, 대장은 찾기·집계·대조용으로 쓰세요.