業務プロセス定義書 Excel テンプレート（.xlsx）シート5つ: 定義書・フロー図・記入例・フロー図の例・使い方 · 21KB
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要点
業務プロセス定義書は、1つの業務を工程ごとに誰が、何を受け取り、何をして、何を作るかを表にまとめた文書です。このテンプレートは工程を1行ずつ入れると「フロー図」シートに担当別のレーンが作られ、工程が番号順に並ぶので、図を描かなくても業務フロー図ができあがります。
テンプレートの内容
| シート | 内容 |
|---|---|
| 業務フロー定義書 | プロセス名・目的・開始のきっかけ・終了状態と、工程ごとの担当・インプット・作業・アウトプット・基準・ツール・時間・改善案（20工程） |
| フロー図 | 定義書の工程を担当別レーンに番号順で自動配置。自動化候補には★ |
| 記入例（受注〜入金） | メールや FAX で見積・注文を受ける会社の、見積依頼から入金確認までの8工程 |
| フロー図の例 | 記入例から描かれたフロー図 |
| 使い方 | 書く順番と改善の方向（排除・結合・交換・簡素化）の選び方 |
業務プロセス定義書の書き方
- 範囲を決めるプロセス名・目的・開始のきっかけ・終了状態を先に書きます。
- 工程を1行ずつ工程名は「見積書の作成」のように動詞と対象で短く書き、担当・インプット・作業内容・アウトプット・基準・ツールを埋めます。
- 時間を入れる作業時間と待ち時間を分で入れると、上部に合計と待ち時間の割合が出ます。割合が高いほど改善の余地があります。
- フロー図を確認フロー図シートに担当別のレーン（8つまで）が自動で作られます。担当が切り替わる所は待ちが生まれやすい所です。
- 改善案を選ぶ問題点ごとに改善の方向（排除・結合・交換・簡素化・維持）と改善案、自動化候補を選びます。
改善の方向の選び方（ECRS）
- 排除: この工程をなくしても結果は同じか？
- 結合: 他の工程とまとめたり、同じ人が続けてできないか？
- 交換: 順番や担当を入れ替えると待ち時間が減るか？
- 簡素化: もっと簡単に、または道具で自動化できないか？
メールの内容を表に書き写す工程があるなら
受注から入金までの流れには、メールや FAX を読んで台帳に転記する工程が多く含まれます。こうした工程は自動化の最初の候補です。AiutoForm はメールで届く見積・注文・納品書・請求書を AI が読み取り、Excel や Google スプレッドシートに整理します。
実際の画面はデモでご覧いただけます。
よくある質問
特別な Excel のバージョンが必要ですか？
いいえ。フロー図は一般的な関数だけで作っているので、古い Excel や Google スプレッドシートでも動きます。
担当が8つより多い場合は？
フロー図は8レーンまでです。図の下の確認行に「担当が8を超過」と表示されたら、担当をチーム単位にまとめるかプロセスを分けてください。
会社の業務に使ってもいいですか？
はい。無料でダウンロードし、自由に変更してお使いいただけます。