적격증빙은 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서이고, 건당 3만 원(부가세 포함)을 넘는 매입에 받지 않으면 그 금액의 2%가 가산세입니다. 1년치 지출과 받은 증빙을 지출일·거래처·금액·받은 증빙 열이 있는 한 시트에 맞대어 두면, 증빙이 빈 줄만 걸러 보완을 요청할 건을 일찍 고를 수 있습니다. 적격 여부와 가산세 대상 판단은 하지 않으니 세무사와 확인하세요.
적격증빙은 무엇이고, 왜 연말에 대조해야 하나요?
법인이 사업자에게서 재화나 용역을 사면 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 가운데 하나를 받아야 합니다(법인세법 제116조②). 건당 거래금액(부가세 포함)이 3만 원 이하이면 이 의무가 없습니다(시행령 제158조②1).
적격증빙을 받지 않거나 사실과 다르게 받으면 그 금액의 2%가 가산세이고, 산출세액이 없어도 냅니다(법인세법 제75조의5①③). 개인사업자도 2%이며 소규모사업자 등은 빠집니다(소득세법 제81조의6). 기업업무추진비로 이미 손금불산입된 금액에는 이 가산세를 따로 매기지 않습니다(법인세법 제75조의5②1).
증빙은 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보관합니다(법인세법 제116조①, 국세기본법 제85조의3②). 1년 동안 지출결의서, 영수증 묶음, 카드 사용내역이 따로 쌓이다 보니 연말에 한 번은 '지출 한 건마다 증빙이 붙어 있는지'를 맞대어 봐야 빈칸이 보입니다.
현장 간이영수증을 사진으로 쌓는 방법과 3만 원 규칙 세부는 현장 영수증 정리 가이드에 있습니다. 이 글은 1년치 지출과 증빙을 맞대는 대조표 이야기입니다.
연말 증빙 대조표에는 어떤 열을 두나요?
아래 열이면 지출 한 건과 그 증빙, 보완 여부를 한 줄에서 볼 수 있습니다.
| 열 이름 | 적는 내용 |
|---|---|
| 지출일 | 돈을 쓴 날. 2026-11-12처럼 한 가지 형식으로 |
| 거래처 | 상호. 비슷한 이름은 사업자번호로 구분합니다 |
| 사업자번호 | 증빙에 적힌 공급자 사업자번호 |
| 금액 | 부가세를 포함한 금액. 3만 원 기준도 부가세 포함입니다 |
| 지출 구분 | 일반경비, 기업업무추진비, 경조금 |
| 받은 증빙 | 세금계산서, 계산서, 카드, 현금영수증, 간이영수증, 없음 |
| 3만 원 초과 여부 | 금액이 3만 원을 넘는지. 넘는데 증빙이 간이영수증이나 없음이면 확인 대상 |
| 지출결의서 번호 | 결의서와 증빙을 이어 찾는 열쇠 |
| 결재자 | 결의서를 결재한 사람 |
| 사적 사용 표시·회수일 | 법인카드 사적 사용분이면 표시하고 회수한 날을 적습니다 |
| 보완 요청 여부 | 거래처에 세금계산서 등을 다시 요청했는지와 그 날짜 |
법인카드 사적 사용분을 따로 표시하는 이유가 있습니다. 손비는 사업과 관련해 생긴 통상적인 비용이어야 하고(법인세법 제19조②), 손금으로 인정되지 않은 금액이 밖으로 나갔으면 귀속자에 따라 상여·배당 등으로 처분합니다(법인세법 제67조, 시행령 제106조①1). 어떻게 처리할지는 세무사와 정하고, 시트에는 표시와 회수 여부를 남깁니다.
연말 증빙 정리에서 흔히 하는 실수는?
- 카드 사용내역과 종이 영수증을 따로 관리하기. 같은 지출이 카드 내역에도, 영수증 묶음에도 잡혀 두 번 셀 수 있습니다. 지출일·금액·거래처로 맞대어 한 줄로 합칩니다.
- 3만 원 넘는 간이영수증을 연말에 한꺼번에 발견하기. 받은 증빙 열을 매달 채워 두면 '3만 원 초과 + 간이영수증'을 그때그때 거를 수 있습니다.
- 결의서만 있고 증빙이 없는 건 지나치기. 받은 증빙이 '없음'인 줄을 거르면 바로 보입니다. 매입자발행세금계산서·매입자발행계산서를 발행해 보관하면 증빙 의무를 이행한 것으로 봅니다(법인세법 제116조③).
- 스캔본만 남기고 원본을 정리하기. 스캔본이 원본을 대신하려면 공인전자문서센터 보관이 필요하고, 등기·등록 자산의 계약서처럼 원본 보존 대상인 문서는 그것도 안 됩니다(국세기본법 제85조의3④, 시행령 제65조의7③).
AiutoForm으로 하면 무엇이 자동이고, 무엇을 직접 하나요?
지출결의서와 영수증 묶음은 기본 유형이 아니라서 '추가 시트'로 정리합니다. 거래처가 메일로 보낸 세금계산서·청구서는 기본 유형 '청구서'로 청구서 시트에 들어갑니다.
- 결의서·영수증 올리기결의서와 첨부 영수증을 찍은 사진, 스캔 PDF, 엑셀 결의서를 화면에 끌어다 놓거나 붙여 넣습니다(Ctrl+V).
- AI가 시트 이름과 열 제안맞는 시트가 없으면 AI가 '지출 증빙'처럼 시트 이름과 열(3~15개)을 제안하고 읽은 값을 미리 보여 줍니다.
- 확인하고 승인승인하면 시트가 만들어집니다. 지출 구분, 사적 사용 표시, 보완 요청 여부처럼 서류에 없는 열은 더해서 직접 채웁니다.
- 다음 결의서부터 자동 저장같은 종류의 결의서는 묻지 않고 그 시트에 쌓이고, 같은 파일은 두 번 등록되지 않습니다.
- 자동으로 되는 일: 첫 승인 뒤 결의서·영수증을 지출 증빙 시트에 한 줄씩 쌓기, 메일로 온 세금계산서·청구서를 청구서 시트에 쌓기, 확신이 낮은 값에 '검토필요' 표시.
- 사람이 하는 일: 열 승인, 카드사에서 내려받은 사용내역과 맞대어 보기, 증빙이 빈 건의 보완 요청, 적격 여부와 가산세 대상 판단(세무사 확인).
추가 시트가 만들어지는 흐름은 데모의 체험용 샘플(작업일보 엑셀 2개)로 가입 없이 볼 수 있습니다. 사진·스캔 인식은 유료 AI 기능이고, 공개 데모는 엑셀·CSV 파일을 읽습니다. 거래처 접대비와 경조사비는 기업업무추진비 대장 가이드에서 따로 다룹니다.
자주 묻는 질문
3만 원 기준은 부가세를 포함한 금액인가요?
네. 시행령 제158조②1은 건당 거래금액(부가세 포함)이 3만 원 이하이면 적격증빙 수취 의무가 없다고 정합니다. 업종이나 거래에 따른 예외는 세무사와 확인하세요.
카드 사용내역도 AiutoForm으로 정리하나요?
카드 사용내역은 카드사가 이미 데이터로 주므로, 내려받은 엑셀을 대조표 옆에 두고 맞대어 보는 편이 간단합니다. AiutoForm은 종이·사진·메일로 들어오는 결의서와 영수증, 청구서를 시트로 옮기는 쪽을 맡습니다.
AiutoForm이 증빙불비가산세 대상인지 알려 주나요?
아니요. 받은 증빙의 종류와 금액을 열로 남겨 걸러 보기 쉽게 할 뿐, 적격 여부나 가산세 대상은 판단하지 않습니다. 걸린 건의 처리는 세무사와 상의하세요.
스캔해 두었으면 종이 영수증은 버려도 되나요?
아니요. 스캔본이 원본을 대신하려면 공인전자문서센터 보관 같은 요건이 있고, 원본 보존 대상 문서는 그것으로도 대신할 수 없습니다. 원본은 법정 기간 보관하세요.