현장 영수증은 사진을 올리면 AI가 경비 시트의 이름과 열을 제안하고, 한 번 승인하면 다음 영수증부터 묻지 않고 그 시트에 한 줄씩 쌓입니다. 증빙 종류와 금액이 함께 남으니 3만 원을 넘는 간이영수증을 걸러 담당자가 확인하기 쉽습니다. 세법상 적격 여부나 가산세 대상인지는 판단하지 않으므로, 세무 판단은 세무사와 상의하세요.
현장 영수증은 언제 생기고, 왜 데이터로 남겨야 하나요?
건설·인테리어·제조 현장에서는 급하게 자재나 공구를 사면서 현금으로 내고 간이영수증이나 손으로 쓴 영수증을 받는 일이 흔합니다. 이런 영수증은 반장의 지갑이나 작업복 주머니에 있다가 월말에 한꺼번에 경리에게 넘어오는 경우가 많습니다.
세법은 사업과 관련해 사업자에게서 물건이나 서비스를 사면 적격증빙(세금계산서·계산서·신용카드 매출전표·현금영수증)을 받아 보관하도록 정합니다. 건당 거래금액이 3만 원(부가가치세 포함)을 넘는데 적격증빙을 받지 않으면 받지 않은 금액의 2%가 가산세로 붙습니다. 법인은 법인세법 제116조②·제75조의5①과 시행령 제158조, 개인사업자는 소득세법 제81조의6이 근거이며, 개인사업자 가운데 소규모사업자 등은 제외됩니다. 간이영수증은 이 네 가지에 들어가지 않습니다.
장부와 증빙서류는 거래가 속한 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 합니다(국세기본법 제85조의3②). 몇 해 치 영수증이 상자에 쌓이면 '그 현장 3월 자재비'를 찾는 데만 한참 걸립니다. 날짜·현장·금액이 한 줄로 남아 있으면 찾고 더하는 일이 쉬워집니다.
카드 사용 내역은 카드사와 경비 앱이 이미 데이터로 모아 주므로, 이 글은 종이로만 남는 간이·수기 영수증 이야기입니다.
영수증 정리 엑셀에는 어떤 열을 두나요?
현장 경비를 관리할 때 아래 여덟 열이 있으면 현장별 원가와 3만 원 규칙을 함께 볼 수 있습니다.
| 열 이름 | 적는 내용 |
|---|---|
| 사용일 | 영수증에 적힌 날짜 |
| 현장명 | 어느 현장의 비용인지. 현장코드를 쓰면 함께 적습니다 |
| 사용처 | 영수증을 써 준 가게·업체 이름 |
| 금액 | 부가가치세를 포함한 결제 금액 |
| 증빙종류 | 간이영수증, 수기 영수증, 현금영수증 등 받은 서류의 종류 |
| 3만 원 초과 여부 | 금액이 3만 원(부가가치세 포함)을 넘는지. 넘는 간이영수증은 따로 확인합니다 |
| 원가항목 | 자재비, 공구, 운반비, 식대처럼 원가를 나누는 기준 |
| 사용자 | 돈을 쓴 사람(반장·작업자) |
AI가 제안하는 열은 영수증에 적힌 내용을 바탕으로 합니다. 현장명·사용자·원가항목처럼 영수증에 없는 값은 시트에 열을 더해 직접 채우면 됩니다. 열 이름으로 찾아 쌓기 때문에 열을 더하거나 순서를 바꿔도 다음 영수증은 계속 쌓입니다.
영수증 사진을 올리면 어떻게 정리되나요?
영수증은 견적·고객발주·거래명세·청구서 같은 기본 서류가 아니어서 '추가 시트'로 정리됩니다. 처음 한 번만 시트를 승인하면 됩니다.
- 첫 영수증 사진 올리기화면에 사진을 끌어다 놓거나, 캡처를 붙여 넣거나(Ctrl+V), 휴대폰에서 바로 찍어 올립니다. 아이폰 HEIC 사진은 JPG로 바꿔야 합니다(설정 → 카메라 → 포맷 → 높은 호환성).
- AI가 시트 이름과 열 제안맞는 시트가 없으면 AI가 '현장 경비'처럼 시트 이름과 열(3~15개)을 제안하고, 영수증에서 읽은 값을 미리 보여 줍니다.
- 확인하고 승인열과 값을 확인하고 필요하면 시트 이름을 고친 뒤 승인하면 시트가 만들어지고 첫 영수증이 한 줄로 들어갑니다.
- 다음 영수증부터 자동 저장같은 종류의 영수증은 더 묻지 않고 그 시트에 쌓입니다. 메일로 받은 영수증 사진도 이 시트가 있으면 그리로 들어가고, 같은 파일은 두 번 등록되지 않습니다.
현장 영수증을 정리할 때 주의할 점은?
- 원본은 그대로 보관합니다. 시트는 찾기·집계·대조용 데이터입니다. 스캔본이 원본을 대신하려면 따로 갖춰야 할 요건이 있으므로 종이 영수증은 법정 기간 동안 보관합니다.
- 적격 여부는 사람이 판단합니다. AiutoForm은 적격증빙인지, 가산세 대상인지 판단하지 않습니다. 증빙종류와 금액을 남겨 3만 원을 넘는 간이영수증을 쉽게 거르게 할 뿐이니, 걸린 건은 계산서를 받을 수 있는지 세무 담당과 확인합니다.
- 손글씨·흐린 사진은 '검토필요'로 확인합니다. 확신이 낮은 건은 표시되어 원문과 나란히 놓고 고칩니다. 영수증을 평평하게 펴고 날짜와 금액이 잘 보이게 찍으면 다시 볼 건이 줄어듭니다.
- 사진에 찍힌 개인정보를 조심합니다. 영수증에는 연락처나 카드번호 일부가 찍혀 있을 수 있으니, 시트와 원본 사진을 볼 수 있는 사람을 현장·경리 담당으로 한정합니다.
데모의 체험용 샘플 중 작업일보 두 개를 차례로 올리면, 첫 번째는 새 시트를 제안하고 두 번째는 그 시트로 자동 저장되는 흐름을 볼 수 있습니다. 영수증도 같은 방식입니다. 체험판은 엑셀·CSV 샘플로 동작하고, 사진 인식은 도입 상담 때 보여 드립니다. 정기적으로 자재를 대는 거래처와 주고받는 명세서는 거래명세서 엑셀 양식으로 따로 관리할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
3만 원 이하 간이영수증은 괜찮나요?
건당 거래금액이 3만 원(부가가치세 포함) 이하라면 적격증빙을 받지 않아도 2% 가산세 대상이 아닙니다. 그래도 영수증은 지출 근거이므로 그대로 보관하고, 거래 상대나 업종에 따른 예외는 세무 담당과 확인하세요.
AiutoForm이 가산세 대상인지 알려 주나요?
아니요. 세법상 판단은 하지 않습니다. 증빙종류와 금액이 열로 남으니 3만 원을 넘는 간이영수증을 필터로 걸러 볼 수 있고, 그 건을 어떻게 처리할지는 세무사와 상의하세요.
단톡방으로 받은 영수증 사진도 정리되나요?
네. 사진을 PC에 저장해 끌어다 놓거나, 캡처해 붙여 넣으면(Ctrl+V) 됩니다. Gmail·Google Workspace 메일로 받은 영수증 사진은 경비 시트가 이미 있으면 그 시트로 들어갑니다.
영수증을 사진으로 정리했으면 종이 원본은 버려도 되나요?
아니요. 장부와 증빙서류는 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 하고(국세기본법 제85조의3②), 스캔본으로 원본을 대신하려면 별도 요건이 있습니다. 원본은 그대로 보관하고, 시트는 찾기·집계·대조용으로 씁니다.