차량운행일지(업무용승용차 운행기록부)는 차종·자동차등록번호·사용일자·사용자·운행내역이 들어 있으면 국세청 별지 서식이 아니어도 인정됩니다. 차 안 종이 일지와 계기판 사진을 사용일자·차량번호·주행거리·업무용 거리 열이 있는 시트에 한 줄씩 모아 두면, 12월 31일 전에 기록이 빈 날을 찾기 쉽습니다. 업무사용비율과 비용 인정 여부는 AiutoForm이 판단하지 않으니 세무사와 확인하세요.
차량운행일지는 왜 연말에 챙겨야 하나요?
업무용승용차 관련비용은 사업연도 단위로 계산합니다. 12월 결산 법인이라면 12월 31일까지의 운행기록으로 업무사용비율이 정해지고, 법인세 신고(12월 결산이면 2027년 3월 31일까지) 때 '업무용승용차 관련비용 명세서'를 함께 내야 합니다(법인세법 제60조①, 제27조의2⑥). 명세서를 내지 않으면 손금에 넣은 관련비용의 1%, 사실과 다르게 내면 다르게 적은 금액의 1%가 가산세이고, 산출세액이 없어도 냅니다(법인세법 제74조의2).
개인사업자 가운데 복식부기의무자도 같은 구조이며, 종합소득세 신고 때 명세서를 냅니다(소득세법 제33조의2, 시행령 제78조의3).
관련비용에는 감가상각비, 임차료, 유류비, 보험료, 수선비, 자동차세, 통행료, 금융리스부채 이자 등이 들어갑니다(법인세법 시행령 제50조의2②). 그래서 운행기록과 함께 주유·정비·통행료 영수증, 리스·렌트 청구서도 차량별로 모아 두어야 합니다.
운행기록을 쓰지 않으면 어떤 기준이 적용되나요?
2026년 10월 현재 법령과 국세상담센터 안내에서 확인한 기준을 한 표로 모았습니다. 회사에 어떻게 적용되는지는 세무사와 확인하세요.
| 항목 | 기준 | 근거 |
|---|---|---|
| 대상 차량 | 개별소비세가 붙는 승용자동차. 9인승 이상 승합차·버스·트럭, 배기량 1,000cc 이하이면서 길이 3.6m·폭 1.6m 이하인 경차는 대상이 아닙니다 | 법인세법 제27조의2①, 국세상담센터 안내 |
| 업무전용자동차보험 | 사업연도 내내 임직원 등만 운전할 때 보상하는 보험에 들지 않으면 업무사용금액은 0원. 일부 기간만 가입했으면 가입일수 비율로 줄어듭니다 | 시행령 제50조의2④⑨ |
| 운행기록 미작성 | 차량별 관련비용이 1,500만 원 이하이면 업무사용비율 100%, 넘으면 '1,500만 원 ÷ 관련비용'. 일부 기간만 보유·임차했으면 월할합니다 | 시행령 제50조의2⑦ |
| 감가상각비 | 정액법·내용연수 5년이 강제되고, 업무사용금액 중 감가상각비가 연 800만 원을 넘으면 넘는 부분은 이월합니다 | 법인세법 제27조의2③, 시행령 제50조의2③⑩ |
| 연두색 번호판 | 법인 업무용승용차 중 취득가액 8,000만 원 이상, 2024.1.1 이후 등록·임차한 차가 전용번호판을 달지 않으면 업무사용금액 0원. 개인사업자 조항에는 없습니다 | 시행령 제50조의2④ 단서, 국세상담센터 안내 |
| 개인사업자 2대째 | 복식부기의무자가 전용보험에 들지 않으면 1대를 넘는 차는 0%. 2024~2025년 발생분에만 50%를 인정하던 경과규정은 끝났습니다 | 소득세법 시행령 제78조의3④ |
부동산임대업이 주업인 법인 등은 1,500만 원 대신 500만 원, 800만 원 대신 400만 원이 적용됩니다(시행령 제50조의2⑮). 운수업·자동차판매업·시설대여업 등에서 영업에 직접 쓰는 차, 장례업의 운구용 승용차도 대상에서 빠집니다.
차량운행일지 엑셀에는 어떤 열을 두나요?
국세청 고시는 별지 「업무용승용차 운행기록부」를 쓰도록 하면서, 차종·자동차등록번호·사용일자·사용자·운행내역이 들어 있으면 별도 서식도 인정합니다. 과세관청이 요청하면 업무용승용차 관리규정·출장명령서 등으로 업무 목적을 소명해야 합니다(국세청고시 제2025-5호 개인사업자용, 제2022-9호 법인용).
업무용 사용거리에는 사업장·거래처 방문, 회의, 판촉, 출·퇴근 등 직무와 관련된 주행이 들어갑니다(법인세법 시행규칙 제27조의2⑦). 아래 열이면 고시가 요구하는 항목과 업무 목적을 한 줄에 담을 수 있습니다.
| 열 이름 | 적는 내용 |
|---|---|
| 사용일자 | 운행한 날. 2026-11-20처럼 한 가지 형식으로 적습니다 |
| 차량번호 | 자동차등록번호. 차량별로 모아 볼 때 기준이 됩니다 |
| 차종 | 자동차등록증에 적힌 차종 |
| 사용자 | 부서와 성명 |
| 출발지·목적지 | 출발한 곳과 방문한 거래처·현장 |
| 주행 전 계기판 | 출발할 때 계기판 누적 거리(km) |
| 주행 후 계기판 | 도착할 때 계기판 누적 거리(km) |
| 주행거리 | 주행 후 − 주행 전 |
| 업무용 거리 | 출퇴근용과 일반업무용을 나눠 적습니다 |
| 방문 목적 | 납품 협의, 현장 점검처럼 업무 목적을 짧게 |
| 비고 | 주유·정비 여부 등 |
주유·정비·보험·자동차세·통행료·리스료는 운행기록과 섞지 말고 '차량별 비용' 시트(일자, 차량번호, 비용 구분, 금액, 증빙 종류, 공급처)에 따로 쌓습니다. 신고용 서식의 칸 이름은 고시에 붙은 별지 서식을 직접 확인하세요. 부산지방국세청은 2023년 7월에 소규모 사업자용 운행기록부 자동계산 엑셀 프로그램을 게시했으니, 서식이 필요하면 그 파일도 참고할 수 있습니다.
차량운행일지에서 흔히 하는 실수는?
- 연말에 한꺼번에 몰아 쓰기. 날짜별 계기판 숫자가 이어지지 않으면 나중에 맞추기 어렵습니다. 국세상담센터는 운행기록을 일부 기간 쓰지 않았다면 그 기간 주행거리를 모두 업무 외 사용으로 본다고 안내합니다.
- 전용보험 계약자를 대표 개인으로 해 두기. 국세상담센터는 계약자가 제3자나 임원 개인이면 업무전용자동차보험에 가입한 것으로 보지 않는다고 안내합니다. 보험증권의 계약자를 확인하세요.
- 대상이 아닌 차까지 기록하기. 9인승 이상 승합차, 트럭, 경차는 업무용승용차 규정의 대상이 아닙니다. 회사 규정상 기록하더라도 시트에서 구분해 두면 집계가 섞이지 않습니다.
- 1,500만 원을 전체 차량 합계로 착각하기. 기준은 차량별 관련비용입니다(시행령 제50조의2⑦). 그래서 비용 시트에도 차량번호 열이 꼭 필요합니다.
- 방문 목적 칸을 비워 두기. 업무 목적을 소명해야 할 때 근거가 되는 칸입니다. 거래처 이름만이라도 적어 둡니다.
AiutoForm으로 하면 무엇이 자동이고, 무엇을 직접 하나요?
운행일지는 견적·고객발주·거래명세·청구서·일정 같은 기본 유형이 아니라서 '추가 시트'로 정리합니다. 처음 한 번 열을 확인·승인하면 다음 일지부터는 묻지 않습니다.
- 일지 사진·파일 올리기차 안 종이 일지나 계기판 사진을 화면에 끌어다 놓거나 붙여 넣습니다(Ctrl+V). 엑셀로 쓴 일지도 됩니다. 아이폰 사진(HEIC)은 설정 → 카메라 → 포맷 → '높은 호환성'으로 바꿔 JPG로 찍습니다.
- AI가 시트 이름과 열 제안맞는 시트가 없으면 AI가 '운행기록'처럼 시트 이름과 열(3~15개)을 제안하고, 일지에서 읽은 값을 미리 보여 줍니다.
- 확인하고 승인열과 값을 확인하고 승인하면 시트가 만들어지고 첫 일지가 한 줄로 들어갑니다. 일지에 없는 업무용 거리 구분이나 방문 목적은 열을 더해 직접 채웁니다.
- 다음 일지부터 자동 저장같은 종류의 일지는 그 시트에 쌓입니다. Gmail·Google Workspace 메일로 받은 일지 첨부도 들어가고, 같은 파일은 두 번 등록되지 않습니다.
- 자동으로 되는 일: 첫 승인 뒤 같은 종류 일지를 운행기록 시트에 한 줄씩 쌓기, 리스·렌트 회사가 메일로 보낸 청구서를 기본 유형 '청구서'로 청구서 시트에 쌓기, 같은 파일 중복 등록 막기, 확신이 낮은 값에 '검토필요' 표시.
- 사람이 하는 일: 처음 한 번 열 승인, 일지에 없는 값 채우기, '검토필요' 건을 원문과 대조하기, 업무사용비율과 비용 인정 여부 판단(세무사 확인). 비율이 궁금하면 시트에 직접 수식을 넣어 참고용으로 볼 수 있지만 세무 판단은 아닙니다.
추가 시트가 만들어지는 과정은 데모의 체험용 샘플(작업일보 엑셀 2개)로 가입 없이 볼 수 있습니다. 사진·스캔 인식은 유료 AI 기능이고, 공개 데모는 엑셀·CSV 파일을 읽습니다. 차량을 포함한 회사 자산 전체는 고정자산관리대장 가이드에서 함께 정리합니다.
자주 묻는 질문
국세청 서식이 아닌 엑셀로 써도 되나요?
국세청 고시는 차종·자동차등록번호·사용일자·사용자·운행내역이 들어 있으면 별도 서식도 인정한다고 정합니다. 다만 신고 때 쓰는 서식과 칸 이름은 고시 첨부 서식을 확인하고, 회사에 맞는지는 세무사와 상의하세요.
출퇴근도 업무용 거리에 들어가나요?
법인세법 시행규칙 제27조의2⑦은 업무용 사용거리에 사업장·거래처 방문, 회의, 판촉과 함께 출·퇴근 등 직무 관련 주행을 넣습니다. 시트에서는 출퇴근용과 일반업무용을 나눠 적어 두면 나중에 확인하기 쉽습니다.
9인승 승합차나 트럭도 운행일지를 써야 하나요?
국세상담센터는 9인승 이상 승합차, 버스, 트럭 등과 경차는 업무용승용차 규정의 대상이 아니라고 안내합니다. 회사 내부 관리용으로 기록하는 것은 자유이고, 대상 여부는 세무사와 확인하세요.
AiutoForm이 업무사용비율을 계산해 주나요?
아니요. 운행일지와 비용 서류를 시트에 기록할 뿐 비율 계산이나 비용 인정 판단은 하지 않습니다. 시트에 직접 수식을 넣어 참고용으로 볼 수는 있고, 신고에 쓸 금액은 세무사와 확인하세요.
사진으로 정리했으면 종이 일지는 버려도 되나요?
아니요. 원본은 법정 기간 동안 그대로 보관하세요. 시트는 기록을 찾고 차량별로 모아 보는 용도입니다.