거래처 잔액 대사는 12월 31일 기준으로 우리 장부의 외상매출금·외상매입금 잔액을 거래처가 회신한 잔액과 맞춰 보는 일입니다. 거래명세서와 세금계산서·청구서는 AiutoForm의 기본 유형으로 시트에 쌓이고, 조회서 회신은 처음 한 번 열을 승인한 추가 시트에 모이므로 거래처·기준일·장부 잔액·회신 잔액·차이 열로 맞대기 쉽습니다. 대손이나 세무 처리는 판단하지 않으니 세무사와 확인하세요.
거래처 잔액 대사는 왜 연말에 하나요?
12월 31일 기준 외상매출금과 외상매입금 잔액은 결산의 출발점입니다. 거래처에서 채권채무조회서(잔액확인서)를 받아 회신하거나, 우리가 보낸 조회서의 회신을 모으는 일이 1~2월에 몰립니다.
잔액 대사는 오래된 채권을 찾는 기회이기도 합니다. 생산자·상인이 판매한 생산물·상품의 대가와 공사 도급 채권은 3년간 행사하지 않으면 소멸시효가 완성됩니다(민법 제163조 제3·6·7호).
대손과 관련해 확인할 목록은 무엇인가요?
아래는 판단 기준이 아니라 세무사와 확인할 때 꺼내 볼 목록입니다. 시트에 최종 거래일과 경과일수 열이 있으면 해당할 수 있는 거래처를 먼저 골라 둘 수 있습니다.
- 법인세법상 대손금에는 소멸시효가 완성된 외상매출금 등이 들어갑니다. 중소기업의 외상매출금으로서 회수기일이 2년 이상 지난 것(특수관계인 거래 제외), 회수기일이 6개월 이상 지난 채무자별 30만 원 이하 채권 등도 해당합니다(법인세법 시행령 제19조의2①).
- 소멸시효 완성 등은 사유가 생긴 연도에, 그 밖의 사유는 결산에서 손비로 계상한 연도에 반영합니다(같은 조③).
- 부가세 대손세액공제는 확정신고 때 대손 사실을 증명하는 서류와 함께 신청합니다(부가가치세법 제45조①②).
거래처 잔액 대사 시트에는 어떤 열을 두나요?
| 열 이름 | 적는 내용 |
|---|---|
| 거래처 | 상호 |
| 사업자번호 | 비슷한 상호를 구분하는 기준 |
| 기준일 | 보통 2026-12-31 |
| 우리 장부 잔액 | 거래처원장의 기준일 잔액 |
| 거래처 회신 잔액 | 조회서 회신이나 잔액확인서에 적힌 금액 |
| 차이 | 장부 잔액 − 회신 잔액. 시트 수식으로 구합니다 |
| 차이 사유 | 미착, 세금계산서 미발행, 입금 시차, 반품 등 확인한 원인 |
| 조회서 발송일 | 조회서를 보낸 날 |
| 회신일 | 회신을 받은 날 |
| 최종 거래일 | 마지막으로 거래한 날 |
| 경과일수 | 최종 거래일부터 기준일까지. 오래된 채권을 거를 때 씁니다 |
| 담당자 | 차이를 확인할 사람 |
잔액 대사에서 흔히 하는 실수는?
- 월합계 세금계산서와 거래명세서 합계가 다른데 넘어가기. 차이는 대부분 이 단계에서 생깁니다. 거래명세 시트를 거래처·월로 걸러 세금계산서 금액과 먼저 맞춥니다.
- 회신 PDF를 메일함에만 두기. 누가 회신했고 누가 안 했는지 보려면 회신일 열이 필요합니다.
- 작은 금액 차이부터 붙잡기. '1원 차이'를 찾느라 시간을 쓰기 전에 거래 단위(명세서 번호)로 먼저 맞춰 보면 원인이 빨리 보입니다.
- 최종 거래일을 적지 않기. 오래된 채권은 최종 거래일과 경과일수가 있어야 걸러집니다.
AiutoForm으로 하면 무엇이 자동이고, 무엇을 직접 하나요?
거래명세서는 기본 유형 '거래명세', 세금계산서·청구서는 기본 유형 '청구서'라서 시트를 따로 만들 필요가 없습니다. 조회서 회신은 기본 유형이 아니므로 처음 한 번 열을 확인·승인하면 다음 회신부터 같은 추가 시트에 쌓입니다.
- 자동으로 되는 일: 메일(Gmail·Google Workspace)이나 업로드로 들어온 거래명세서·청구서를 시트에 한 줄씩 쌓고 거래처를 고객처·구매처 시트에 등록하기, 첫 승인 뒤 조회서 회신을 회신 시트에 쌓기, 같은 파일 중복 등록 막기, 확신이 낮은 값에 '검토필요' 표시.
- 사람이 하는 일: 회신 시트 열 승인, 거래처원장 잔액 넣기, 차이 수식과 차이 사유 채우기, 회신서 서명·발송, 대손 처리 여부 판단(세무사 확인).
데모에서는 가상 거래처 데이터로 채운 거래명세 시트와 청구서 시트를 가입 없이 볼 수 있습니다. 사진·스캔 인식은 유료 AI 기능이고, 공개 데모는 엑셀·CSV 파일을 읽습니다. 청구 건과 입금을 한 줄씩 맞추는 미수금 관리대장 엑셀 양식과 유통사 거래명세서 활용 예시도 함께 보세요.
자주 묻는 질문
채권채무조회서 양식이 정해져 있나요?
이 글에서는 조회서 양식 자체를 다루지 않습니다. 받은 조회서의 양식대로 회신하고, 시트에는 거래처·기준일·회신 잔액·회신일만 모아 대조용으로 씁니다.
조회서 회신 PDF도 자동으로 정리되나요?
조회서 회신은 기본 유형이 아니라서, 처음 한 장을 올렸을 때 AI가 제안한 시트 이름과 열을 한 번 승인해야 합니다. 그다음부터 같은 종류의 회신은 그 시트에 쌓입니다.
오래된 외상매출금은 바로 대손 처리해도 되나요?
AiutoForm은 판단하지 않습니다. 소멸시효(민법 제163조)와 대손 요건(법인세법 시행령 제19조의2)은 확인할 목록으로만 소개했으니, 처리 여부와 시기는 세무사와 확인하세요.
회신을 받으면 원본은 지워도 되나요?
아니요. 회신서와 거래명세서·세금계산서 원본은 법정 기간 보관하세요. 시트는 찾기와 대조를 위한 데이터입니다.