연차휴가는 1년간 쓰지 않으면 소멸하므로, 회계연도(1~12월) 기준으로 운영하는 회사는 12월 말에 사람별 미사용 일수를 확정해야 합니다. 종이·메일 휴가신청서를 성명·종류·사용일·일수 열이 있는 시트에 쌓아 두면 사람별 사용·잔여 일수를 바로 집계할 수 있습니다. 연차수당 계산과 사용촉진 요건 판단은 AiutoForm이 하지 않으니 노무사와 확인하세요.
연차관리대장은 왜 연말에 정리해야 하나요?
연차휴가는 1년간 행사하지 않으면 소멸합니다(근로기준법 제60조⑦). 입사일이 아닌 회계연도(1~12월) 기준으로 연차를 운영하는 회사라면 12월 31일에 사람별 미사용 일수가 정해지고, 그 숫자를 바탕으로 수당 지급 여부를 판단하게 됩니다.
휴가에 관한 서류는 3년간 보존해야 합니다(근로기준법 제42조, 시행령 제22조①6). 종이 휴가신청서, 메일·메신저로 받은 신청, 촉진 통보서 사본이 흩어져 있으면 연말 집계와 보존이 모두 어려워집니다.
연차사용촉진은 11월에 시작해도 되나요?
사용 촉진으로 수당 지급 의무를 면하려면, 사용자는 연차 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 미사용 일수를 알리고 사용 시기를 정하도록 서면으로 촉구해야 합니다. 근로자가 10일 안에 사용 시기를 알리지 않으면, 기간이 끝나기 2개월 전까지 사용자가 시기를 정해 서면으로 통보해야 합니다(근로기준법 제61조①).
12월 31일에 끝나는 연차라면 이 두 시점은 11월 전에 이미 지납니다. 그래서 11~12월에는 촉진 절차를 새로 시작하기보다, 이미 보낸 통보서의 날짜와 지금까지의 사용 기록을 정리하는 단계라고 보는 편이 맞습니다. 요건을 갖췄는지는 노무사와 확인하세요.
연차관리대장 엑셀에는 어떤 열을 두나요?
신청서 한 장이 한 줄로 쌓이는 '휴가 사용' 시트를 먼저 두고, 사람별로 모은 현황은 그 시트를 집계해 만듭니다.
| 열 이름 | 적는 내용 |
|---|---|
| 사번 | 같은 이름을 구분하는 기준 |
| 성명 | 신청한 사람 |
| 부서 | 소속 부서 |
| 휴가 종류 | 연차, 반차(오전·오후), 그 밖의 휴가 |
| 사용일 | 쉬는 날. 기간이면 시작일과 끝일 |
| 일수 | 1, 0.5처럼 숫자로 적어야 합계가 됩니다 |
| 신청일 | 신청서를 낸 날 |
| 승인자 | 결재한 사람 |
사람별 현황 시트에는 사번, 성명, 입사일, 발생 연차, 사용 합계, 잔여, 촉진 1차 통보일, 2차 지정일, 미사용 일수, 수당 지급 여부를 둡니다. 사용 합계는 휴가 사용 시트를 사번으로 더하는 수식(SUMIF 등)으로 구하고, 수당 지급 여부는 노무사 확인 뒤 적습니다.
연차관리대장에서 흔히 하는 실수는?
- 반차를 '반차'라는 글자로만 적기. 일수 열에 0.5처럼 숫자로 적지 않으면 합계가 틀립니다.
- 메일·메신저로 받은 신청을 빠뜨리기. 종이 신청서만 모으면 메일로 받은 건이 빠집니다. 같은 시트로 모으는 경로를 하나로 정합니다.
- 촉진 통보일을 기록하지 않기. 통보서는 냈는데 날짜가 대장에 없으면 나중에 확인하기 어렵습니다. 통보서 사본과 함께 날짜를 남깁니다.
- 신청서 원본을 정리하기. 휴가 서류는 3년 보존 대상입니다(근로기준법 시행령 제22조①6). 시트에 옮겼어도 원본은 보관합니다.
AiutoForm으로 하면 무엇이 자동이고, 무엇을 직접 하나요?
휴가신청서는 기본 유형이 아니라서 '추가 시트'로 정리합니다. 처음 한 장을 올렸을 때 AI가 제안한 시트 이름과 열을 한 번 확인·승인하면, 다음 신청서부터는 묻지 않고 같은 시트에 쌓입니다.
- 자동으로 되는 일: 첫 승인 뒤 종이 신청서 사진·스캔, Gmail·Google Workspace 메일로 받은 신청서 첨부를 휴가 사용 시트에 한 줄씩 쌓기, 같은 파일 중복 등록 막기, 손글씨처럼 확신이 낮은 값에 '검토필요' 표시.
- 사람이 하는 일: 열 승인, '검토필요' 건 확인, 사람별 현황 시트와 집계 수식 만들기, 촉진 통보일 기록, 연차수당 계산과 촉진 요건 판단(노무사 확인).
추가 시트가 만들어지는 흐름은 데모의 체험용 샘플(작업일보 엑셀 2개)로 가입 없이 볼 수 있습니다. 사진·스캔 인식은 유료 AI 기능이고, 공개 데모는 엑셀·CSV 파일을 읽습니다. 신청서가 누구 손을 거쳐 결재되는지 정리하려면 업무 프로세스 정의서 엑셀 양식도 무료로 받을 수 있습니다.
자주 묻는 질문
연차는 언제 소멸하나요?
근로기준법 제60조⑦에 따라 1년간 행사하지 않으면 소멸합니다. 회계연도 기준인지 입사일 기준인지에 따라 날짜가 달라지므로 회사 기준을 확인하세요.
AiutoForm이 연차수당을 계산해 주나요?
아니요. 휴가신청서를 시트에 기록할 뿐 수당 계산이나 지급 여부 판단은 하지 않습니다. 노무사와 확인하세요.
메일로 받은 휴가 신청도 같은 시트로 들어가나요?
휴가 사용 시트를 한 번 승인해 두면, Gmail·Google Workspace 메일로 받은 신청서 첨부도 같은 종류로 판단되면 그 시트에 쌓입니다. 본문만 있는 메일은 결과를 확인해 보세요.
휴가신청서는 얼마나 보관하나요?
근로기준법 제42조와 시행령 제22조①6에 따라 휴가에 관한 서류는 3년간 보존합니다. 시트에 옮겼어도 원본은 그대로 보관하세요.