領収書は写真やファイルをアップロードすると、AI が経費シートの名前と列を提案し、一度承認すれば次の領収書からは確認なしでそのシートに 1 行ずつ記録されます。ただし、メールや PDF で受け取った領収書は電子帳簿保存法の「電子取引データ」にあたり、元のデータを要件に沿って保存する必要があります。台帳は検索・集計の助けにはなりますが、保存要件を満たすかどうかは保存方法全体で決まるため、具体的な対応は税理士にご確認ください。
紙の領収書とメールの領収書は、保存のルールが違うのですか？
建設・内装・製造の現場では、資材や工具を急いで買って紙の領収書やレシートを受け取ることがよくあります。一方で、ネット通販や取引先からは、領収書や請求書が PDF でメールに添付されて届くことが増えています。
国税庁の資料では、申告所得税・法人税に関して帳簿・書類を保存する義務のある方が、注文書・契約書・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやり取りした場合、その電子データ（電子取引データ）を保存しなければならないとされています。令和 6 年 1 月 1 日以後にやり取りする電子取引データが対象です。
同じ資料では、対象はあくまでデータでやり取りしたもので、紙でやり取りしたものをデータ化しなければならないわけではない、とも説明されています。つまり紙の領収書は紙のまま保存でき、メールで届いた PDF の領収書は印刷して紙だけを残すのではなく、データのまま保存することが求められます。
なお、紙の領収書をスキャンして紙の代わりに保存したい場合は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。要件を確認しないまま紙の原本を処分しないでください。
電子取引データは、どのように保存する必要がありますか？
国税庁の資料では、電子取引データの保存について主に次の 3 点が示されています。保存するファイルの形式は問わず、PDF やスクリーンショットでもよいとされています。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 改ざん防止のための措置 | タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムでの授受・保存、改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る、などの方法があります。事務処理規程のサンプルは国税庁のホームページに掲載されています |
| 「日付・金額・取引先」で検索できること | 専用システムがなくても、表計算ソフトで索引簿を作って検索する方法や、ファイル名に日付・金額・取引先を規則的に入れて特定のフォルダーにまとめる方法があります |
| ディスプレイやプリンタ等の備え付け | 税務職員に指定されたデータをすぐに表示・出力できるようにしておきます |
基準期間（2 年（期）前）の売上高が 5,000 万円以下で、税務職員からのデータのダウンロードの求めに応じられる場合などは、検索の要件が不要になる扱いがあります。詳しくは国税庁の資料をご確認ください。
領収書の台帳（Excel）にはどんな列を置けばよいですか？
次の列があれば、現場別の経費の集計と、電子取引データを探すための一覧（索引）の両方に使いやすくなります。
| 列名 | 記入する内容 |
|---|---|
| 連番 | 台帳の通し番号。データのファイル名にも同じ番号を付けると対応がわかりやすくなります |
| 日付 | 領収書に書かれた取引の日付 |
| 取引先 | 領収書を発行した店舗・会社の名前 |
| 金額 | 領収書に書かれた金額 |
| 内容 | 但し書きや品目（例：アンカーボルト ほか） |
| 受領方法 | 紙・メール・PDF ダウンロードなど。電子取引データかどうかを見分けます |
| 現場・部門 | どの現場や部門の経費か |
| 保管場所 | 紙の原本をとじた場所、またはデータを保存したフォルダーとファイル名 |
AI が提案する列は、領収書に書かれた内容をもとにしています。現場・部門や保管場所のように領収書にない値は、シートに列を追加して自分で記入してください。列名で項目を探して記録するので、列を追加したり順番を入れ替えたりしても、次の領収書は記録され続けます。
領収書の写真やファイルをアップロードすると、どう整理されますか？
領収書は見積・受注・納品書・請求書のような基本の書類ではないため、「追加シート」として整理されます。最初に一度シートを承認するだけです。
- 最初の領収書をアップロード画面に写真や PDF をドラッグ＆ドロップするか、スクリーンショットを貼り付けるか（Ctrl+V）、スマートフォンでその場で撮ってアップロードします。iPhone の HEIC 形式の写真は JPG に変換が必要です（設定 → カメラ → フォーマット →「互換性優先」）。
- AI がシート名と列を提案合うシートがなければ、AI が「現場経費」のようなシート名と列（3〜15 個）を提案し、領収書から読み取った値をプレビューで表示します。
- 確認して承認列と値を確認し、必要ならシート名を直して承認すると、シートが作られて最初の領収書が 1 行として記録されます。
- 次の領収書からは自動で保存同じ種類の領収書は確認なしでそのシートに記録されます。Gmail・Google Workspace のメールで届いた領収書の添付も、このシートがあればそこに入り、同じファイルが二重に登録されることはありません。
領収書を整理するときの注意点は？
- 元のデータと原本は別に保存します。 シートは検索・集計・照合用のデータです。メールで届いた PDF などの電子取引データは元のファイルを決めたフォルダーに保存し、紙の領収書は原本をとじておきます。
- 保存要件を満たすかは、保存方法全体で決まります。 AiutoForm は電子帳簿保存法への対応を保証するサービスではありません。改ざん防止の措置（事務処理規程など）や保存場所のルールを社内で決め、具体的な対応は税理士にご確認ください。
- 手書きやぼやけた写真は「要確認」で確認します。 確信度が低いものは表示されるので、原本と並べて修正します。領収書を平らにして、日付と金額がはっきり見えるように撮ると確認が減ります。
- 写り込んだ個人情報に注意します。 領収書には電話番号やカード番号の一部が印字されていることがあるため、シートや元の写真を見られる人を現場・経理の担当者に限定します。
デモの体験用サンプルのうち作業日報 2 つを順番にアップロードすると、1 つ目で新しいシートを提案し、2 つ目はそのシートに自動で保存される流れを確認できます。領収書も同じ方法です。デモは Excel・CSV のサンプルで動作し、写真の読み取りは導入のご相談の際にお見せします。紙で受け取った請求書（インボイス）の整理は 紙の請求書のガイド にまとめています。
よくある質問
メールで届いた PDF の領収書は、印刷して保存すればよいですか？
国税庁の資料では、電子取引データはデータのまま保存することが求められています。印刷した書面の提示・提出に関する扱いもありますが、条件があるため、データの保存を基本と考え、具体的な扱いは国税庁の資料と税理士にご確認ください。
Excel の一覧表で、電子帳簿保存法の検索要件に対応できますか？
国税庁の資料では、専用システムがなくても、表計算ソフトで索引簿（日付・金額・取引先などの一覧）を作り、データのファイルと対応させる方法が示されています。ただし改ざん防止の措置なども必要です。AiutoForm のシートを索引として使う場合も、保存要件を満たすかどうかは保存方法全体で判断されるので、税理士にご確認ください。
紙の領収書も、すべてデータ化しなければいけませんか？
国税庁の資料では、紙でやり取りしたものをデータ化しなければならないわけではないと説明されています。紙の領収書は原本のまま保存し、台帳は検索・集計用に使えば十分です。紙の代わりにスキャンデータで保存したい場合は、スキャナ保存の要件を確認してください。
領収書はいつまで保存が必要ですか？
法人の場合、領収書などの書類を含む帳簿書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から 7 年間の保存が必要とされています（欠損金が生じた事業年度などは 10 年間。国税庁タックスアンサー No.5930）。個人事業主の場合は扱いが異なるので、税理士にご確認ください。