紙で受け取った請求書は、写真をアップロードすると AI が請求書（仕入）として分類し、請求日・税抜金額・消費税額などを請求書シートに 1 行ずつ記録し、発行者は仕入先シートに登録します。インボイス制度では、仕入税額控除のために一定の事項が書かれた帳簿と適格請求書などの保存が要件とされているので、台帳に登録番号や確認状況の列を追加しておくと、記載漏れや確認漏れを見つけやすくなります。
紙で届く請求書は、なぜ台帳で管理するとよいのですか？
国税庁によると、インボイス制度（適格請求書等保存方式）は令和 5 年 10 月 1 日から始まり、一定の事項が記載された帳簿と「適格請求書（インボイス）」等の保存が仕入税額控除の要件とされています。
取引先によっては、いまも紙や FAX で請求書を送ってきます。月末に紙の請求書を集めてから記載事項や登録番号を確認すると、確認漏れや入力漏れが起きやすくなります。受け取るたびに台帳へ 1 行ずつ残しておけば、期間ごとに絞り込んで合計を出し、原本と照らし合わせるだけで済みます。
なお、メールに PDF で添付されて届いた請求書は、電子帳簿保存法の「電子取引データ」として、データのまま保存することが求められています。詳しくは 領収書と電子帳簿保存法のガイド をご覧ください。
適格請求書には、何が書かれている必要がありますか？
国税庁のタックスアンサー（No.6625）では、適格請求書の記載事項として次の項目が挙げられています。受け取った請求書にこれらがそろっているかを確認する目安にしてください。
| 記載事項 | 確認するポイント |
|---|---|
| 発行者の氏名または名称と登録番号 | 登録番号は「T」と 13 桁の数字で構成されます。国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで確認できます |
| 取引年月日 | 取引の日付 |
| 取引内容 | 軽減税率の対象品目がある場合は、その旨 |
| 税率ごとに区分した対価の合計額と適用税率 | 10% と 8% の品目が混ざる場合は、税率ごとに分かれているか |
| 税率ごとに区分した消費税額等 | 税率ごとの消費税額 |
| 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称 | 自社の名前 |
小売業・飲食店業・タクシー業などが交付する適格簡易請求書では、記載事項の一部が異なります。詳しくは国税庁の資料をご確認ください。
仕入台帳（受け取った請求書の一覧）にはどんな列を置けばよいですか？
紙の請求書を整理するとき、次の列があれば取引先別・期間別の合計と、記載事項の確認状況を一緒に管理できます。
| 列名 | 記入する内容 |
|---|---|
| 請求日・取引年月日 | 請求書に書かれた日付。期間で絞り込むときの基準になります |
| 発行者 | 請求書を発行した取引先の名称 |
| 登録番号 | 「T」で始まる 13 桁の番号。記載がなければ空欄のままにして確認します |
| 品目 | 品名。複数あれば「配管材 ほか 2 件」のように要約します |
| 税率ごとの金額 | 10% 対象と 8% 対象の対価の合計額 |
| 消費税額 | 税率ごとの消費税額 |
| 確認状況 | 記載事項・登録番号を確認したか（例：確認済み・要問合せ） |
AiutoForm の請求書シートには請求日・取引先名・品目の要約・税抜金額・消費税額・合計金額などの基本の列があり、上の項目の多くがこれらの列に入ります。登録番号や確認状況は基本の列ではないため、請求書シートに列を追加して記入してください。列名で項目を探して記録するので、列を追加しても次の請求書は記録され続けます。
紙の請求書の写真をアップロードすると、どう整理されますか？
請求書は基本の書類である「請求書」にあたるため、シートを別に作ったり承認したりする必要はありません。
- 写真を撮ってアップロード画面に写真をドラッグ＆ドロップするか、スクリーンショットを貼り付けるか（Ctrl+V）、スマートフォンでその場で撮ってアップロードします。iPhone の HEIC 形式の写真は JPG に変換が必要です（設定 → カメラ → フォーマット →「互換性優先」）。Gmail・Google Workspace のメールに添付されて届いた請求書は、メールから直接読み取ります。
- 請求書（仕入）として分類AI が請求書として分類し、取引先から自社への請求であれば区分を「仕入」とします。
- 請求書シートと仕入先のひも付け請求書 1 枚が請求書シートに 1 行として記録され、発行者は仕入先シートに登録されます。品目が複数行あれば品目明細シートに残り、同じファイルが二重に登録されることはありません。
- 支払期限はカレンダーへ支払期限が書かれていれば Google カレンダーに登録し、見落としを防ぎます。
- 「要確認」のものを確認手書きやぼやけた写真のように確信度が低いものは「要確認」と表示され、原本と並べて確認できます。
紙の請求書を整理するときの注意点は？
- 原本はそのまま保管します。 国税庁のタックスアンサー（No.6625）では、受け取った適格請求書などは、交付を受けた日の属する課税期間の末日の翌日から 2 か月を経過した日から 7 年間、納税地などに保存することとされています。シートは検索・集計・照合用のデータです。
- 登録番号と記載事項は人が確認します。 AiutoForm は適格請求書の要件を満たしているかを判断しません。登録番号は国税庁の公表サイトで確認し、確認状況の列に記入してください。
- 免税事業者からの仕入れは扱いが異なります。 適格請求書発行事業者以外からの仕入れには経過措置があり、控除できる割合は期間によって変わります。扱いは税理士にご確認ください。
- 紙とメールで届いたものを区別します。 メールで届いた PDF の請求書も請求書シートに整理されるため、受領方法（紙・メール）の列を追加しておくと、保存方法の確認や二重計上の防止に役立ちます。
- 数字は原本ともう一度照らし合わせます。 手書きの数字は読み間違えやすいので、「要確認」の表示がなくても税抜金額・消費税額は原本と照合します。
デモの請求書シートでは、架空の取引先から届いた仕入側の請求書が、税抜金額・消費税額・支払期限とともに記録された様子を確認できます。デモは Excel・CSV のファイルで動作し、写真の読み取りは導入のご相談の際にお見せします。自社から発行する請求書には、請求書の Excel テンプレート も無料でダウンロードできます。
よくある質問
登録番号が正しいかどうか、どうやって確認しますか？
国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で、「T」を除いた 13 桁の数字を入力して検索できます。AiutoForm には登録番号を照会する機能はありません。
メールで届いた請求書も整理できますか？
はい。Gmail・Google Workspace のメールを連携すると、添付された写真・PDF を AI が読み取って請求書として分類し、同じシートに記録します。Outlook・IMAP のメールは準備中です。メールで届いた請求書は電子取引データとしての保存も必要なので、元のファイルは別に保存してください。
消費税の申告まで対応してくれますか？
いいえ。申告や会計ソフトへの入力の代行は行いません。期間ごとに絞り込んで金額の合計を確認し、帳簿と照らし合わせる資料として使ってください。具体的な処理は税理士にご確認ください。
写真で整理したら、紙の請求書は捨ててもよいですか？
いいえ。受け取った適格請求書などは法令で定められた期間（原則 7 年間）保存する必要があります。紙の代わりにスキャンデータで保存するには、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があるため、原本はそのまま保管し、シートは検索・集計・照合用に使いましょう。