종이로 받은 세금계산서는 사진을 올리면 AI가 청구서(매입)로 분류해 작성일자·공급가액·세액을 청구서 시트에 한 줄씩 쌓고, 공급자는 사업자번호와 함께 구매처 시트에 등록합니다. 종이 수취분은 부가세 신고 때 직접 입력해야 하므로, 대장에 신고 반영 여부를 표시해 두면 빠뜨린 건을 찾기 쉽습니다.
종이 세금계산서는 어디서 오고, 왜 따로 정리해야 하나요?
전자세금계산서 발급 의무는 법인사업자(2011년부터)와, 직전 연도 공급가액(과세분과 면세분 합계)이 8천만 원 이상인 개인사업자(2024년 7월부터)에게 있습니다. 이 기준에 들지 않는 소규모 개인 거래처에서는 지금도 손으로 쓴 종이 세금계산서를 받는 경우가 많습니다.
전자세금계산서는 발급 내역이 국세청 홈택스에 모이므로 이 글의 대상이 아닙니다. 따로 챙길 것은 종이로 받은 쪽입니다. 부가세 신고 안내(간이과세자 신고 화면 기준)를 보면 전자로 받은 세금계산서는 '전자세금계산서 불러오기'로 금액이 채워지지만, 종이 세금계산서는 신고서에 직접 적어 넣어야 합니다.
신고 직전에 서랍과 파일철을 뒤져 종이 세금계산서를 모으면 한두 장 빠뜨리기 쉽습니다. 받을 때마다 대장에 한 줄씩 남겨 두면 기간별로 걸러 합계를 내고 원본과 맞춰 보기만 하면 됩니다.
매입 세금계산서 대장에는 어떤 열을 두나요?
종이 세금계산서를 정리할 때 아래 일곱 열이 있으면 거래처별·기간별 합계와 신고 반영 여부를 함께 볼 수 있습니다.
| 열 이름 | 적는 내용 |
|---|---|
| 작성일자 | 세금계산서에 적힌 작성일자. 기간별로 거를 때 기준이 됩니다 |
| 공급자(상호·사업자번호) | 세금계산서를 써 준 거래처. 상호가 비슷해도 사업자번호로 구분합니다 |
| 품목 | 품목명. 여러 개면 '배관 자재 외 2건'처럼 줄여 적습니다 |
| 공급가액 | 세액을 뺀 금액 |
| 세액 | 부가가치세 금액 |
| 영수/청구 | 세금계산서 아래쪽 '이 금액을 영수(청구)함'에서 표시된 쪽 |
| 신고 반영 여부 | 부가세 신고서에 입력했는지 (예: 반영, 미반영) |
AiutoForm의 청구서 시트에는 청구일·거래처명·품목요약·공급가액·세액·합계금액 같은 기본 열이 있어 위 항목 대부분이 이 열로 들어가고, 공급자의 사업자번호는 구매처 시트에 남습니다. 영수/청구와 신고 반영 여부는 기본 열이 아니므로 청구서 시트에 열을 더해 직접 표시합니다. 열 이름으로 찾아 쌓기 때문에 열을 더해도 다음 세금계산서는 계속 쌓입니다.
종이 세금계산서 사진을 올리면 어떻게 정리되나요?
세금계산서는 기본 서류인 '청구서'에 해당하므로 시트를 따로 만들거나 승인할 필요가 없습니다.
- 사진 찍어 올리기화면에 사진을 끌어다 놓거나, 캡처를 붙여 넣거나(Ctrl+V), 휴대폰에서 바로 찍어 올립니다. 아이폰 HEIC 사진은 JPG로 바꿔야 합니다(설정 → 카메라 → 포맷 → 높은 호환성). Gmail·Google Workspace 메일 첨부로 받은 스캔본은 메일에서 바로 읽습니다.
- 청구서(매입)로 분류AI가 세금계산서를 청구서로 분류하고, 거래처가 우리에게 청구한 문서이면 구분을 '매입'으로 적습니다.
- 청구서 시트와 구매처 연결세금계산서 한 장이 청구서 시트에 한 줄로 쌓이고, 공급자는 상호·사업자번호와 함께 구매처 시트에 등록됩니다. 품목이 여러 줄이면 품목상세 시트에 남고, 같은 파일은 두 번 등록되지 않습니다.
- 결제기한은 캘린더로결제기한이 적혀 있으면 Google 캘린더에 올려 놓치지 않게 합니다.
- 검토필요 건 확인손글씨나 흐린 사진처럼 확신이 낮은 건은 '검토필요'로 표시되어 원문과 나란히 놓고 확인합니다.
종이 세금계산서를 정리할 때 주의할 점은?
- 원본은 그대로 보관합니다. 장부와 증빙서류는 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 합니다(국세기본법 제85조의3②). 시트는 찾기·집계·대조용 데이터이고, 스캔본이 원본을 대신하려면 따로 갖춰야 할 요건이 있습니다.
- 신고는 사람이 합니다. AiutoForm은 홈택스와 연결되지 않고 신고서를 대신 쓰지 않습니다. 기간별로 걸러 합계를 확인하고 반영 여부를 표시하는 데 쓰고, 세무 판단은 세무사와 상의하세요.
- 전자로 받은 건과 섞이지 않게 합니다. 메일로 온 전자세금계산서 PDF도 청구서로 정리될 수 있으니, 비고나 열을 하나 더해 종이·전자를 구분하면 신고 때 두 번 세지 않습니다.
- 숫자와 사업자번호는 원문과 한 번 더 맞춰 봅니다. 손으로 쓴 숫자는 잘못 읽기 쉬우니 '검토필요' 표시가 없어도 공급가액·세액은 원본과 대조합니다.
- 개인정보를 조심합니다. 개인사업자의 세금계산서에는 대표자 이름과 주소가 적혀 있으니, 시트와 원본 사진을 볼 수 있는 사람을 경리 담당으로 한정합니다.
데모의 청구서 시트에서 가상 거래처가 보낸 매입 청구서가 공급가액·세액·결제기한과 함께 쌓인 모습을 볼 수 있습니다. 체험판은 엑셀·CSV 파일로 동작하고, 사진 인식은 도입 상담 때 보여 드립니다. 청구 건과 입금을 한 줄씩 맞춰 보는 미수금 관리대장 엑셀 양식도 무료로 받을 수 있습니다.
자주 묻는 질문
전자세금계산서도 이렇게 정리해야 하나요?
아니요. 전자세금계산서는 발급 내역이 홈택스에 모이고 신고 때 불러올 수 있으므로, 대장에는 종이로 받은 세금계산서를 쌓는 편이 깔끔합니다.
메일로 받은 세금계산서 사진도 정리되나요?
네. Gmail·Google Workspace 메일을 연결하면 첨부된 사진·PDF를 AI가 읽어 청구서로 분류하고 같은 시트에 쌓습니다. Outlook·IMAP 메일은 준비 중입니다.
부가세 신고까지 해 주나요?
아니요. 홈택스 연동이나 신고 대행은 하지 않습니다. 기간별로 걸러 공급가액·세액 합계를 확인하고, 신고서에 옮겨 적을 때 빠뜨린 건이 없는지 대조하는 자료로 씁니다.
사진으로 정리했으면 종이 세금계산서는 버려도 되나요?
아니요. 원본은 법정 기간(법정신고기한이 지난 날부터 5년) 동안 그대로 보관합니다. 스캔본으로 원본을 대신하려면 별도 요건이 있으니, 시트는 찾기·집계·대조용으로 쓰세요.