재고조사표, 손으로 적은 실사 수량을 엑셀로 모으는 법

재고 실사는 언제·누가 하고, 왜 데이터로 남겨야 하나요?

재고 실사(재고조사)는 창고와 매장에 실제로 있는 물건을 세어 실사표에 적고, 장부상 수량과 비교하는 작업입니다. 모든 품목을 세는 전수조사는 보통 1년에 1~2회 하고, 연말 결산을 앞둔 11~12월에 하는 회사가 많습니다. 창고·자재 담당이 구역을 나눠 세고, 경리나 관리 담당이 결과를 모아 장부와 맞추는 경우가 많습니다.

시간이 가장 많이 드는 곳은 세는 일보다 옮겨 적는 일입니다. 현장에서 손으로 적은 실사표를 사무실에서 엑셀이나 재고 프로그램에 다시 입력하다 보면 숫자를 잘못 옮기기 쉽다는 점은 업계 안내 글에서도 지적합니다. 실사표 내용을 같은 열의 시트로 남겨 두면 차이가 난 품목만 거르고, 다음 실사 때 올해 결과와 비교할 수도 있습니다.

재고조사표 엑셀에는 어떤 열을 두나요?

아래 아홉 열이면 실사표 한 줄을 시트 한 행으로 담을 수 있습니다.

장부수량을 실사표에 미리 인쇄해 두면 사진 한 장에서 장부·실사 수량을 함께 읽을 수 있습니다. 세는 사람이 장부 수량에 맞춰 적지 않도록, 실사수량을 먼저 세고 장부수량은 나중에 채우는 회사도 있습니다.

손으로 적은 실사표는 어떻게 시트로 모이나요?

재고 실사표는 견적·고객발주·거래명세·청구서 같은 기본 유형이 아니라서 '추가 시트'로 정리합니다. 처음 한 번만 시트를 확인하면 다음 실사표부터는 묻지 않습니다.

1. 구역별 실사표 찍어 올리기구역마다 실사표를 한 장씩 찍어 화면에 끌어다 놓거나 붙여 넣습니다(Ctrl+V). 휴대폰에서는 바로 촬영해 올릴 수 있고, PDF·엑셀로 된 실사표도 됩니다. 아이폰 사진(HEIC)은 설정 → 카메라 → 포맷 → '높은 호환성'으로 바꿔 JPG로 찍습니다.
2. AI가 시트 이름과 열 제안처음 올린 실사표에 맞는 시트가 없으면, AI가 내용을 읽어 시트 이름과 열(3~15개)을 제안하고 품목 줄이 어떤 행으로 들어갈지 미리 보여 줍니다.
3. 확인하고 승인시트 이름은 이 화면에서 바꿀 수 있습니다. 열과 미리보기가 맞으면 '시트 추가하고 저장'을 눌러 시트를 만듭니다.
4. 나머지 구역은 자동 저장같은 종류의 실사표는 묻지 않고 그 시트에 쌓입니다. 같은 파일을 실수로 다시 올려도 두 번 등록되지 않습니다.
5. 차이 난 품목만 거르기엑셀이나 Google 시트에서 차이가 0이 아닌 행만 걸러 다시 세어 보고 차이사유를 적습니다. 재고 프로그램의 수량을 고치는 일은 확인을 마친 뒤 담당자가 직접 합니다.

처음에는 실사표 한 장으로 시트를 만든 뒤 나머지 구역을 올리면 됩니다.

재고 실사를 준비하고 정리할 때 주의할 점은?

• 구역을 나누고 위치를 미리 적습니다. 창고·랙 번호별로 실사표를 나눠 두면 빠뜨리거나 두 번 세는 품목이 줄어드는 경우가 많습니다.
• 2인 1조로 셉니다. 한 사람은 세고 한 사람은 적으며 확인하는 방식을 많이 씁니다. 확인자 이름을 실사표에 남겨 둡니다.
• 세는 동안의 입출고를 정리합니다. 실사 중에 들어오고 나간 물건이 있으면 차이가 생기므로, 입출고를 잠시 멈추거나 따로 적어 두는 경우가 많습니다.
• 숫자와 단위는 또렷하게 적습니다. 개와 박스처럼 단위가 섞이면 차이가 크게 보입니다. 손글씨·흐린 사진은 '검토필요'로 표시되니 원문과 나란히 놓고 확인합니다.
• 원본 실사표는 그대로 보관합니다. 서명이 있는 종이 실사표는 버리지 말고, 시트는 찾기·집계·대조용으로 씁니다.

추가 시트가 만들어지는 과정은 데모의 체험용 샘플로 가입 없이 볼 수 있습니다. 샘플은 작업일보 2개로, 첫 번째 파일은 새 시트를 제안하고 두 번째 파일은 그 시트로 바로 저장됩니다. 재고 실사표도 같은 방식으로 시트가 만들어집니다(작업일보 정리 가이드 참고). 입고 때 받은 거래명세서를 대장으로 남겨 두면 장부수량을 맞춰 볼 때 근거가 되니, 거래명세서 엑셀 양식도 함께 참고하세요.

자주 묻는 질문