작업일보, 종이·단톡방 사진을 현장별 시트로 모으는 법

작업일보는 언제·누가 쓰고, 왜 데이터로 남겨야 하나요?

작업일보(공사일보, 현장 일보)는 건설·인테리어·제조 현장에서 그날 한 작업과 투입 인원, 장비, 반입 자재, 날씨를 적는 기록입니다. 현장소장이나 공무 담당이 하루 일을 마치고 쓰는 경우가 많고, 원청이나 발주처가 정한 양식을 그대로 쓰는 현장도 많습니다.

문제는 쌓이는 곳입니다. 종이 일보는 현장 사무실 파일철에, 사진은 현장 단톡방에 쌓이다 보니 월말에 '이 현장에 이번 달 장비가 며칠 들어갔는지', '자재가 언제 반입됐는지'를 찾으려면 한 장씩 넘기거나 대화를 한참 거슬러 올라가야 합니다. 일보 내용을 같은 열의 시트로 남겨 두면 현장과 기간으로 거르기만 하면 됩니다.

출역(근로일수) 신고는 전자카드·퇴직공제 시스템에서 처리하는 영역이라(건설근로자의 고용개선 등에 관한 법률 시행규칙 제15조) 이 글에서는 다루지 않습니다.

작업일보 엑셀에는 어떤 열을 두나요?

아래 여덟 열이면 대부분의 현장 일보를 한 줄씩 담을 수 있습니다. 원청 양식에 항목이 더 있으면 열을 더하면 됩니다.

종이 일보와 단톡방 사진은 어떻게 시트로 모이나요?

작업일보는 견적·고객발주·거래명세·청구서 같은 기본 유형이 아니라서 '추가 시트'로 정리합니다. 처음 한 번만 시트를 확인하면 다음부터는 묻지 않습니다.

1. 일보 사진 올리기단톡방 사진은 휴대폰이나 PC에 저장한 뒤 화면에 끌어다 놓거나 붙여 넣습니다(Ctrl+V). 휴대폰에서는 종이 일보를 바로 촬영해 올릴 수 있고, PDF·엑셀로 된 일보도 됩니다. 아이폰 사진(HEIC)은 설정 → 카메라 → 포맷 → '높은 호환성'으로 바꿔 JPG로 찍습니다.
2. AI가 시트 이름과 열 제안처음 올린 일보에 맞는 시트가 없으면, AI가 일보 내용을 읽어 시트 이름과 열(3~15개)을 제안하고 정리될 행을 미리 보여 줍니다.
3. 확인하고 승인시트 이름은 이 화면에서 바꿀 수 있습니다. 열과 미리보기가 맞으면 '시트 추가하고 저장'을 눌러 시트를 만듭니다.
4. 다음 일보부터 자동 저장같은 종류의 일보는 묻지 않고 그 시트에 쌓입니다. 시트가 생긴 뒤에는 메일(Gmail·Google Workspace)로 받은 일보 첨부도 같은 시트로 들어가고, 같은 파일은 두 번 등록되지 않습니다.
5. 현장별로 거르기엑셀이나 Google 시트에서 현장과 일자로 거르면 그 현장의 한 달 치 일보가 한곳에 모입니다. 열 이름으로 찾아 넣기 때문에 나중에 열을 더하거나 순서를 바꿔도 계속 쌓입니다.

처음에는 일보 한 장으로 시트를 만든 뒤 나머지를 올리면, 나머지는 모두 그 시트로 바로 들어갑니다.

작업일보를 정리할 때 주의할 점은?

• 원본은 그대로 보관합니다. 종이 일보와 원본 사진은 버리지 말고, 시트는 찾기·집계·대조용으로 씁니다. 원청에 내는 일보는 정해진 양식대로 따로 냅니다.
• 손글씨·흐린 사진은 '검토필요'로 표시됩니다. 확신이 낮은 건은 원문과 나란히 놓고 확인한 뒤 고칩니다. 그림자 없이, 일보 한 장이 화면에 꽉 차게 찍으면 덜 틀립니다.
• 현장 이름은 하나로 맞춥니다. 같은 현장을 'OO빌라', 'OO빌라 리모델링'처럼 섞어 쓰면 거를 때 따로 잡힙니다. 현장코드를 정해 일보에 함께 적는 경우가 많습니다.
• 개인정보는 적지 않는 편이 안전합니다. 단톡방에 올리는 일보 사진에 작업자 연락처나 주민번호 같은 정보가 들어가지 않게 하고, 시트를 함께 볼 사람도 정해 둡니다.

추가 시트가 만들어지는 과정은 데모의 체험용 샘플로 가입 없이 볼 수 있습니다. 샘플 작업일보 2개 가운데 첫 번째를 올리면 새 시트를 제안하고, 승인한 뒤 두 번째를 올리면 묻지 않고 그 시트에 저장됩니다(샘플은 공정·품목·수량이 적힌 제조 작업일보 엑셀 파일입니다). 일보가 현장에서 사무실까지 누구 손을 거쳐 오는지 정리해 보고 싶다면 업무 프로세스 정의서 엑셀 양식도 무료로 받을 수 있습니다.

자주 묻는 질문