식품 생산일지·원료수불부, 엑셀로 남기는 법

생산일지와 원료수불부는 언제 쓰고, 왜 데이터로 남겨야 하나요?

생산·작업일지는 그날 어떤 제품을 얼마나 만들고 어떤 점검을 했는지 적는 서류이고, 원료수불부는 원료가 언제 얼마나 들어와(입고) 쓰이고(사용) 남았는지(재고) 적는 서류입니다. 식품제조·가공업 영업자 준수사항(구청 위생 안내 기준)은 생산·작업기록 서류와 원료의 입고·출고·사용에 대한 원료수불 관계 서류를 작성하고 최종 기재일부터 3년간 보관하도록 하고 있습니다.

작은 공장에서는 이 기록을 종이에 손으로 쓰는 경우가 많습니다. 하루에도 여러 번 온도·습도를 재서 손으로 옮겨 적는 일이 현장의 부담이라는 보도가 있고, 눈으로 보고 손으로 쓰는 기록은 고치거나 빠뜨리기 쉽다는 지적도 있습니다.

더 큰 불편은 쌓인 뒤에 생깁니다. 예를 들어 거래처가 특정 로트에 쓴 원료의 입고일을 물어 오면, 3년 치 일지철을 한 장씩 넘겨야 합니다. 원본은 그대로 보관하면서 같은 내용을 시트에 한 줄씩 남겨 두면 날짜·제품·원료로 걸러 바로 찾고, 원료별 사용량을 달마다 더해 볼 수 있습니다.

스마트 HACCP 센서 기록과는 무엇이 다른가요?

정책은 온도 같은 값을 센서가 자동으로 기록하는 스마트 HACCP 쪽으로 가고 있습니다. 이 글의 방법은 그것을 대신하지 않습니다. 센서를 아직 들이지 않았거나 종이 일지가 남아 있는 곳에서, 이미 손으로 쓴 일지를 찾기·집계용 데이터로 옮기는 일입니다. 측정 자체를 자동으로 하지는 않습니다.

생산일지·원료수불부 엑셀에는 어떤 열을 두나요?

종이 양식의 항목을 그대로 열로 옮기되, 나중에 찾고 더할 기준이 되는 항목을 앞에 둡니다. 원료 한 줄이 시트 한 행이 되게 잡으면 원료별 합계를 내기 쉽습니다.

생산일지와 원료수불부가 따로 된 종이 양식이라면 시트도 둘로 나눠도 됩니다. 이때도 일자와 제품·로트 열은 양쪽에 같은 이름으로 두면 서로 맞춰 보기 쉽습니다.

종이 일지를 사진으로 올리면 어떻게 정리되나요?

생산일지와 원료수불부는 기본 문서 유형(견적·고객발주·거래명세·청구서)이 아니어서 추가 시트로 정리됩니다. 처음 한 번만 열을 확인하면, 다음부터는 같은 종류의 일지가 그 시트로 바로 들어갑니다.

1. 일지 사진 올리기작성을 마친 일지를 휴대폰으로 찍어 바로 올리거나, PC 화면에 사진·스캔 파일을 끌어다 놓습니다. 아이폰 사진(HEIC)은 설정 → 카메라 → 포맷에서 '높은 호환성'을 골라 JPG로 찍습니다.
2. 처음 한 번은 시트 제안 확인맞는 시트가 없으면 AI가 시트 이름과 열(3~15개)을 제안하고, 일지에서 읽은 값을 미리보기로 보여 줍니다. 위 표와 비교해 확인하고 승인하면 시트가 만들어집니다.
3. 다음부터는 묻지 않고 저장같은 종류의 일지는 그 시트에 바로 쌓입니다. 공장에서 사무실로 일지 사진을 메일(Gmail·Google Workspace)로 보내는 경우에도, 시트가 만들어진 뒤에는 첨부가 그 시트로 들어갑니다.
4. 흐린 칸은 검토필요로 확인손글씨가 흐리거나 확신이 낮은 건은 '검토필요'로 표시되고, 원문 사진과 나란히 놓고 값을 고칩니다. 같은 파일은 두 번 등록되지 않습니다.
5. 찾고 더하기엑셀이나 Google 시트에서 날짜·로트·원료로 거르고, 원료별 사용량을 달마다 더합니다. 열을 더하거나 순서를 바꿔도 열 이름으로 찾아 계속 쌓입니다.

정리할 때 주의할 점은 무엇인가요?

• 원본 일지는 그대로 보관합니다. 사진과 시트는 찾기·집계·대조용 사본입니다. 종이 원본은 최종 기재일부터 3년간 보관합니다.
• 숫자는 사람이 한 번 더 봅니다. '검토필요'로 표시된 건은 원문과 대조하고, 기준을 벗어난 점검값처럼 중요한 숫자도 원문 사진과 맞춰 봅니다.
• 단위와 이름을 통일합니다. kg과 g, 같은 원료의 다른 이름이 섞이면 원료별 합계가 갈라집니다.
• 일지 한 장이 화면에 꽉 차게 찍습니다. 그림자나 기울어짐이 심한 사진은 다시 찍는 편이 확인 시간을 줄입니다.
• 점검자 이름 같은 개인정보는 필요한 사람만 보게 합니다. 시트를 공유하기 전에 볼 사람을 정해 둡니다.

가입 없이 열리는 데모에 체험용 샘플이 있습니다. 작업일보 샘플 두 장을 차례로 올리면 첫 장은 새 시트를 제안하고, 두 번째 장은 그 시트로 바로 저장되는 추가 시트 흐름을 볼 수 있습니다(같은 흐름의 작업일보 가이드도 참고하세요). 입고부터 생산·점검·기록까지 업무 순서를 한 장에 적어 보려면 무료 업무 프로세스 정의서 엑셀 양식을, 같은 식품 제조 예시(데모 데이터)로는 원료·포장재 청구서의 결제기한 관리를 참고하세요.

자주 묻는 질문