実地棚卸は、倉庫に実際にある数量を数えて帳簿（在庫管理システム）の数量と照らし合わせる作業です。手書きの棚卸表を帳簿数量・実地数量・差異の列がある 1 つのシートに集めれば、差異が出た品目だけを選んで原因を確認しやすくなります。
実地棚卸はいつ誰が行い、なぜデータで残すべきなのですか？
実地棚卸は、倉庫や店舗に実際にある物を数えて棚卸表に記入し、帳簿上の数量と比べる作業です。すべての品目を数える一斉棚卸は、決算に合わせて期末に行う会社が多く、月次や半期ごとに行う会社もあります。倉庫・資材の担当者がエリアを分けて数え、経理や管理の担当者が結果をまとめて帳簿と照らし合わせることが一般的です。
最も時間がかかるのは、数えることより転記です。現場で手書きした棚卸表を事務所で Excel や在庫管理システムに入力し直すと、数字を写し間違えやすくなります。棚卸表の内容を同じ列のシートで残しておけば、差異が出た品目だけを絞り込めるうえ、次回の棚卸で今回の結果と比べることもできます。
棚卸表の Excel にはどんな列を置けばよいですか？
次の 9 列があれば、棚卸表の 1 行をシートの 1 行として記録できます。
| 列名 | 記入する内容 |
|---|---|
| 棚卸日 | 数量を数えた日。2026-12-28 のように形式を 1 つにそろえます |
| 倉庫・ロケーション | 倉庫名とエリア・棚番号（例：第 2 倉庫 B-03） |
| 品目コード | 帳簿と照らし合わせる基準。コードがなければ品名と規格を一緒に書きます |
| 品名 | 規格と単位まで（例：ボルト M8×30、個） |
| 帳簿数量 | 棚卸時点で帳簿（在庫管理システム）にある数量 |
| 実地数量 | 実際に数えた数量 |
| 差異 | 実地数量 − 帳簿数量。足りなければマイナス、多ければプラス |
| 差異の理由 | 出庫の入力漏れ、破損、単位の取り違えなど、確認した原因 |
| 確認者 | 数えた人と確認した人 |
帳簿数量を棚卸表にあらかじめ印刷しておけば、写真 1 枚から帳簿数量と実地数量を一緒に読み取れます。数える人が帳簿の数字に合わせて書かないよう、実地数量を先に数えて帳簿数量はあとから埋める会社もあります。
手書きの棚卸表は、どうシートに集まりますか？
棚卸表は見積・受注・納品書・請求書のような基本の書類ではないため、「追加シート」として整理します。最初に一度シートを確認すれば、次の棚卸表からは確認なしで記録されます。
- エリアごとの棚卸表を撮ってアップロードエリアごとに棚卸表を 1 枚ずつ撮影し、画面にドラッグ＆ドロップするか貼り付けます（Ctrl+V）。スマートフォンではその場で撮影してアップロードでき、PDF・Excel の棚卸表にも対応しています。iPhone の写真（HEIC）は、設定 → カメラ → フォーマット →「互換性優先」に変えて JPG で撮影してください。
- AI がシート名と列を提案最初にアップロードした棚卸表に合うシートがなければ、AI が内容を読んでシート名と列（3〜15 個）を提案し、品目の行がどう記録されるかをプレビューで表示します。
- 確認して承認シート名はこの画面で変更できます。列とプレビューに問題がなければ「シートを追加して保存」を押してシートを作ります。
- 残りのエリアは自動で保存同じ種類の棚卸表は確認なしでそのシートに記録されます。同じファイルを誤ってもう一度アップロードしても、二重に登録されることはありません。
- 差異が出た品目だけを絞り込むExcel や Google スプレッドシートで差異が 0 でない行だけを絞り込み、数え直して差異の理由を記入します。在庫管理システムの数量の修正は、確認を終えてから担当者が直接行います。
最初は棚卸表 1 枚でシートを作り、残りのエリアをアップロードしてください。
実地棚卸の準備と整理の注意点は？
- エリアを分け、ロケーションを先に書いておきます。 倉庫・棚番号ごとに棚卸表を分けておくと、数え漏れや二重カウントが減ることが多くあります。
- 2 人 1 組で数えます。 1 人が数え、もう 1 人が記入しながら確認する方法がよく使われます。確認者の名前を棚卸表に残しておきます。
- 数えている間の入出庫を整理します。 棚卸の最中に入出庫があると差異の原因になるため、入出庫を一時止めるか、別に記録しておくことが多くあります。
- 数字と単位ははっきり書きます。 個とケースのように単位が混ざると差異が大きく見えます。手書きやぼやけた写真は「要確認」と表示されるので、原本と並べて確認します。
- 元の棚卸表はそのまま保管します。 確認者のサインがある紙の棚卸表は捨てずに保管し、シートは検索・集計・照合用に使います。
追加シートが作られる流れは、デモの体験用サンプルで登録なしで確認できます。サンプルは作業日報 2 つで、1 つ目のファイルは新しいシートを提案し、2 つ目のファイルはそのシートにそのまま保存されます。棚卸表も同じ方法でシートが作られます（作業日報の整理ガイドを参照）。入荷時に受け取った納品書を台帳に残しておくと帳簿数量を照らし合わせるときの根拠になるので、納品書の Excel テンプレートもあわせて参考にしてください。
よくある質問
棚卸表と実地棚卸表は別の書類ですか？
会社によって棚卸表、実地棚卸表、棚卸リストなどと呼び方は違いますが、ロケーション・品目ごとに実際の数量を書いて帳簿と比べる点は同じです。名前よりも、上の列が漏れなく入っているかが大切です。
帳簿数量と実地数量が違ったらどうすればよいですか？
差異が出た品目を数え直し、出庫の入力漏れ・破損・単位の取り違えなどの原因を探して、差異の理由の列に記入します。帳簿をどう修正するかは、会社の会計処理の基準と顧問の税理士にご確認ください。
在庫管理システム（基幹システム）の数量も自動で変わりますか？
いいえ。AiutoForm は棚卸表の内容を Excel・Google スプレッドシートに記録するところまでで、在庫管理システムとは連携していません。確認を終えた数量は、担当者がシステムに直接反映します。
写真で整理したら、紙の棚卸表は捨ててもよいですか？
いいえ。法人の場合、棚卸表を含む帳簿書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から 7 年間の保存が必要とされています（国税庁タックスアンサー No.5930）。決算に使った棚卸表も原本のまま保管しておきましょう。シートに記録したデータは検索・集計・照合用です。具体的な扱いは税理士にご確認ください。